کیش کی دراز کم کیوں نکلتی ہے؟
دراز کی زیادہ تر کمی غلطی ہوتی ہے۔ چوری بھی ہوتی ہے، مگر اسے غلطی سے الگ تبھی پہچانا جا سکتا ہے جب ہر کمی کا سرا ایک شخص اور ایک شفٹ تک جائے۔ عام غلطیاں یہ ہیں:
- غلط بقایا دینا: ہزار کا نوٹ پانچ سو سمجھ لیا، یا الٹا۔
- چائے، لوڈر یا کسی چھوٹی خریداری کے لیے نقد نکالا، اور کوئی پرچی نہیں۔
- کارڈ، بینک ٹرانسفر یا والیٹ سے ادا شدہ فروخت نقد میں درج ہو گئی، تو دراز اتنی ہی کم لگتی ہے۔
- دراز سے واپسی کی رقم دی مگر درج نہیں کی۔
- بند کرتے وقت گنتی کی غلطی۔ دوبارہ گننے سے اکثر پیسے مل جاتے ہیں۔
شفٹ کا کیش اپ کیا ہے؟
شفٹ کا کیش اپ ہر کیشیئر کی شفٹ کے شروع اور آخر میں کیش کی دراز کی گنتی ہے، جسے اس نقد سے ملایا جاتا ہے جو اس شفٹ میں آنا چاہیے تھا۔ کیشیئر شروع کی نقدی (فلوٹ) گنتا ہے، فروخت کرتا ہے، پھر شفٹ حوالے کرتے وقت دراز دوبارہ گنتا ہے۔ متوقع اور گنی ہوئی نقدی کا فرق اس شفٹ کی کمی یا زیادتی ہے، اور وہ صرف اسی کیشیئر کی ہے۔
یہ روزانہ کا کیش اپ ہی ہے، بس چھوٹے حصوں میں۔ اگر کاؤنٹر پر ہمیشہ ایک ہی شخص ہوتا ہے تو دن کے آخر کی گنتی کافی ہے؛ /blog/shop-hisab-kaise-kare روزانہ کا حساب قدم بہ قدم بتاتا ہے۔
کیا دو کیشیئر ایک دراز استعمال کریں؟
اگر بچ سکیں تو ایک ہی شفٹ میں نہیں۔ جب دو لوگ ایک ہی وقت میں ایک دراز سے نقد لیتے ہیں تو کمی دونوں کی ہوتی ہے، اور آپ کسی ایک تک اس کا سرا نہیں پہنچا سکتے۔ ہر دراز کا ہر شفٹ میں ایک ذمہ دار کیشیئر رکھیں، اور جب بھی دراز ہاتھ بدلے اسے گنیں۔ اگر کسی دوسرے شخص کو اسی کاؤنٹر پر مدد کرنی پڑے تو گنتی کی ذمہ داری ڈیوٹی والے کیشیئر کی ہی رہتی ہے۔
شروع کی نقدی (فلوٹ) کیسے گنیں؟
ہر شفٹ کے شروع میں کیشیئر دراز کی نقدی نوٹ اور سکے کے حساب سے گنتا ہے، کل رقم لکھتا ہے، اور اس پر دستخط یا مختصر نام لکھتا ہے۔ یہی شروع کی نقدی ہے۔ اس کے بغیر بند کرتے وقت کی گنتی کا کسی چیز سے موازنہ نہیں ہو سکتا، اور پچھلی شفٹ کی کمی اس شفٹ کا مسئلہ بن جاتی ہے۔
- 1ہر نوٹ اور سکہ الگ گنیں: 5000، 1000، 500، 100، 50، 20، 10 کے نوٹ، پھر سکے۔
- 2ہر نوٹ کی گنتی اور کل رقم لکھیں، تاریخ، وقت اور کاؤنٹر کے ساتھ۔
- 3شفٹ حوالے کرتے وقت جانے والا اور آنے والا کیشیئر دونوں کل رقم چیک کریں۔
- 4ہو سکے تو ہر روز شروع کی نقدی اتنی ہی رکھیں۔ اس سے غلط گنتی جلدی پکڑی جاتی ہے۔
شفٹ کے دوران کیشیئر کیا درج کرے؟
فروخت کے بغیر دراز میں آنے یا جانے والے ہر روپے کی ایک لائن ہو: کسی ادائیگی کے لیے نکالا گیا نقد، تجوری سے ڈالا گیا نقد، واپسی کی رقم، نقد ٹِپ۔ رقم اور وجہ اسی وقت لکھیں۔ بند کرتے وقت یاد کی گئی ادائیگی عموماً غلط یاد ہوتی ہے۔
کاغذ پر یہ طریقہ اچھا کام کرتا ہے: دراز سے نکلنے والے ہر روپے کی ایک پرچی دراز میں رکھیں۔ بند کرتے وقت پرچیاں گنتی میں جوڑ دی جاتی ہیں۔ دراز سے ادا کیے گئے دکان کے خرچ اسی دن دکان کے اخراجات کے رجسٹر میں بھی لکھیں۔
بند کرتے وقت کی گنتی بلائنڈ کیوں ہو؟
بلائنڈ گنتی میں کیشیئر یہ دیکھے بغیر دراز گنتا ہے کہ کتنی نقدی ہونی چاہیے۔ اگر کیشیئر متوقع رقم پہلے دیکھ لے تو گنتی کو "برابر" کرنا آسان ہو جاتا ہے: نمبر ملتے ہی گننا روک دینا، یا تھوڑی زیادتی چھپا لینا جو بعد کی کمی پوری کر دے۔ پہلے گننا اور بعد میں ملانا اصل نمبر دیتا ہے۔
پھر مالک یا مینیجر گنتی کو اس سے ملاتا ہے جو شفٹ میں آنا چاہیے تھا: شروع کی نقدی، جمع نقد فروخت اور ڈالا گیا نقد، منفی نقد واپسیاں اور ادائیگیاں۔ کارڈ، بینک، والیٹ اور ادھار کی فروخت نقد نہیں، اس لیے اس حساب سے باہر رہتی ہے۔
شفٹ میں کمی ہو تو کیا کریں؟
ایک چھوٹی کمی کو غلطی سمجھیں، اور جب پیٹرن نظر آئے تب قدم اٹھائیں۔ اس ترتیب سے چلیں:
- کسی پر الزام لگانے سے پہلے کیشیئر کی موجودگی میں مل کر دوبارہ گنیں۔
- دیکھیں کہ کوئی کارڈ، بینک یا والیٹ ادائیگی نقد میں تو درج نہیں ہوئی۔
- اس شفٹ کی ادائیگیوں کی پرچیاں اور واپسیاں چیک کریں۔
- جو فرق پھر بھی رہے اسے ہر کیشیئر کے کمی/زیادتی کے ریکارڈ میں لکھیں، وجہ ملے تو وہ بھی۔ قدم تب اٹھائیں جب ہفتہ بہ ہفتہ ایک ہی نام کم نکلے، ایک بری شام پر نہیں۔
- اپنا اصول پہلے سے طے کریں: کتنے بڑے فرق پر آپ کی منظوری چاہیے، اور بار بار کمی پر کیا ہو گا۔
پہلی ہی کمی پر الزام لگانا عموماً الٹا پڑتا ہے۔ عملہ غلطیاں بتانے کے بجائے چھپانے لگتا ہے، اور اگلا فرق ڈھونڈنا مشکل ہو جاتا ہے۔
کیا POS شفٹ کا کیش اپ رکھ سکتا ہے، اور کسے اس کی ضرورت نہیں؟
ایک کاؤنٹر والی دکان جہاں مالک سارا دن خود کاؤنٹر پر بیٹھتا ہے، اسے شفٹوں کی ضرورت نہیں۔ بند کرتے وقت ایک گنتی کافی ہے۔ شفٹیں تب فائدہ دیتی ہیں جب دن میں ایک سے زیادہ لوگ دراز سنبھالیں، یا مالک ہر وقت کاؤنٹر پر نہ ہو۔ جو فروخت کبھی درج ہی نہ ہوئی ہو اس کا نقد کوئی سافٹ ویئر نہیں دیکھ سکتا۔ شفٹوں سے ایمانداری کی غلطیوں کا سرا مل جاتا ہے، اور آپ کا دکان میں ہونا پھر بھی ضروری ہے۔
NexusTill میں کاؤنٹر شفٹیں ترتیبات میں ہر برانچ کا ایک سوئچ ہیں، اور جب تک آپ آن نہ کریں بند رہتی ہیں۔ جو دکان انہیں کبھی آن نہیں کرتی اس کا روزانہ کیش اپ پہلے جیسا رہتا ہے۔ آن ہونے پر کیشیئر نوٹ اور سکے کے حساب سے دراز گن کر شفٹ کھولتا ہے۔ اس کے بعد ہر نقد ادائیگی، واپسی اور نقد ٹِپ اسی کیشیئر کی شفٹ میں درج ہوتی ہے، اور دراز میں ڈالا یا نکالا گیا نقد وجہ کے ساتھ درج ہوتا ہے۔ X رپورٹ اب تک کی شفٹ دکھاتی ہے۔ شفٹ بند کرنے پر اسے نمبر والی Z رپورٹ ملتی ہے جو بعد میں بدلی نہیں جا سکتی۔
بند کرتے وقت کی گنتی بلائنڈ ہوتی ہے: کیشیئر متوقع نقد دیکھنے سے پہلے گنتا ہے، پھر متوقع، گنی ہوئی رقم، اور کمی یا زیادتی دیکھتا ہے۔ برانچ کی طے کردہ حد سے بڑے فرق کے لیے وجہ اور مالک کی منظوری چاہیے (یا عملے کے رولز والے پلان پر برانچ مینیجر کی)، اور مالک کے سوا کوئی اپنی شفٹ خود منظور نہیں کر سکتا۔ برانچ یہ بھی طے کرتی ہے کہ شفٹ کون کھولے گا؛ اس کاؤنٹر پر بیچنے والا کوئی اور شخص کھلی شفٹ میں شامل ہو جاتا ہے۔ شفٹ کھولنے اور بند کرنے کے لیے انٹرنیٹ چاہیے۔ فروخت کے لیے نہیں۔
کاؤنٹر شفٹیں ہر پلان میں ہیں۔ Starter میں ایک کاؤنٹر اور دو یوزر ہیں؛ Growth میں زیادہ کاؤنٹر، عملے کے اکاؤنٹ اور رولز ہیں۔ ہر پلان میں کیا ہے یہ /pricing پر دیکھیں، اور اپنے کاؤنٹر پر 7 دن آزمائیں۔ کارڈ کی ضرورت نہیں، اور آزمائش ختم ہونے پر کچھ نہیں کٹتا۔
اپنی دکان 7 دن مفت NexusTill پر چلائیں
آپ کو پورا پروڈکٹ ملتا ہے، بلنگ، کھاتہ اور اسٹاک سمیت، آپ کی اپنی دکان کے ڈیٹا پر۔ نہ کارڈ، نہ سیٹ اپ فیس، تاکہ پیسے دینے سے پہلے دیکھ لیں کہ یہ آپ کے کام کا ہے یا نہیں۔
تحریر NexusTill ٹیم.