کیا دکان کے لیے Excel کافی ہے؟
بہت سی دکانوں کے لیے، ہاں۔ Excel تب کافی ہے جب ایک ہی بندہ سارا ڈیٹا درج کرے، پروڈکٹس کی فہرست اتنی چھوٹی ہو کہ نظر سے چیک ہو جائے، ادھار چند دنوں میں واپس آ جائے، اور کسی کو چھپی ہوئی رسید یا ٹیکس انوائس نہ چاہیے۔ اس کا کوئی اضافی خرچ نہیں، انٹرنیٹ کے بغیر چلتا ہے، فائل آپ کی ہے، اور کوئی کمپنی اس کی قیمت بدل یا اسے بند نہیں کر سکتی۔ جو اسپریڈشیٹ دکاندار باقاعدگی سے اپ ڈیٹ کرتا ہے وہ اس POS سافٹ ویئر سے بہتر ہے جسے دوسرے مہینے میں چھوڑ دیا گیا۔
Excel کون سے کام بہتر کرتا ہے؟
Excel کے اصل فائدے ہیں، اور کوئی POS یہ سب نہیں دیتا:
- یہ پہلے سے موجود ہے۔ نہ سائن اپ، نہ آزمائش، نہ کوئی فیصلہ: کھولیں اور آج ہی ٹائپ کرنا شروع کریں۔
- پہلے سے خریدے ہوئے کمپیوٹر کے علاوہ اس کا کوئی خرچ نہیں، اس لیے مندے مہینے میں بھی کوئی ماہانہ فیس نہیں۔
- زیادہ تر لوگ اسے تھوڑا بہت جانتے ہیں۔ آپ کا اکاؤنٹنٹ، آپ کا بیٹا، ساتھ والی دکان، سب مدد کر سکتے ہیں، اس لیے سپورٹ کا انتظار نہیں کرنا پڑتا۔
- یہ آپ کی دکان کے طریقوں پر ڈھل جاتا ہے۔ عجیب اکائیاں، رعایت کا کوئی انوکھا اصول، ایسا کالم جو صرف آپ سمجھتے ہیں: Excel سب کی اجازت دیتا ہے، جبکہ سافٹ ویئر اکثر اڑ جاتا ہے۔
- یہ بغیر انٹرنیٹ کے ہمیشہ چلتا ہے، کسی سنک کا انتظار نہیں۔
- فائل آپ کی ہے۔ USB میں کاپی کریں، ای میل کریں، دس سال بعد کھولیں۔ کوئی آپ کو باہر نہیں کر سکتا۔
کس کو Excel پر رہنا چاہیے؟
اسپریڈشیٹ پر رہیں اگر آپ کی دکان میں ایک کاؤنٹر ہے، ایک ہی بندہ سب کچھ درج کرتا ہے، پروڈکٹس کی فہرست ایک منٹ میں اسکرول ہو جاتی ہے، ہفتے سے زیادہ کا ادھار کم ہی رہتا ہے، نگرانی کے لیے کوئی عملہ نہیں، اور کسی گاہک نے کبھی ٹیکس انوائس نہیں مانگی۔ ایسی دکان کے لیے شیٹ ہی صحیح ٹول ہے، اور ماہانہ فیس ایسے مسئلے پر خرچ ہو گی جو آپ کو ہے ہی نہیں۔
دکان کی اسپریڈشیٹ اصل میں کہاں ٹوٹتی ہے؟
اسپریڈشیٹ خاص اور عام سے طریقوں سے ٹوٹتی ہے، کیونکہ یہ نمبر رکھتی ہے، یہ درج نہیں کرتی کہ کیا ہوا۔ کاؤنٹر پر یہ کچھ یوں نظر آتا ہے:
دو لوگ، ایک فائل
جیسے ہی دوسرا بندہ فروخت درج کرنے لگتا ہے، فائل خود مسئلہ بن جاتی ہے۔ ایک کے پاس کھلی ہے تو دوسرا محفوظ نہیں کر سکتا۔ پھر دوسری کاپی بنتی ہے، "hisab-final.xlsx"، پھر "hisab-final-2"، اور اب دو ورژن ہیں جنہیں ملانے کا کوئی طریقہ نہیں۔ کلاؤڈ پر ایڈیٹنگ مدد کرتی ہے، مگر اس کے لیے کاؤنٹر پر انٹرنیٹ چاہیے، جو بہت سی دکانوں میں نہیں ہوتا۔
فارمولا جو بغیر بتائے مٹ جاتا ہے
کوئی اس خانے میں نمبر ٹائپ کر دیتا ہے جس میں فارمولا تھا۔ کسی کو کوئی وارننگ نہیں ملتی۔ شیٹ ایک نمبر دکھاتی رہتی ہے، وہ نمبر اب غلط ہے، اور آپ کو تب پتا چلتا ہے جب ہفتوں بعد کچھ نہیں ملتا۔ دکان کی شیٹ خراب ہونے کا یہ سب سے عام طریقہ ہے۔
اسٹاک جو صرف ٹائپ کرنے والے دن درست ہوتا ہے
"موجودہ اسٹاک" کا کالم وہ وقت دکھاتا ہے جب کسی کو آخری بار اپ ڈیٹ کرنا یاد آیا۔ ہر وہ فروخت جو آپ ٹائپ نہیں کرتے اسے مزید غلط کرتی ہے، اور ہمیشہ ایک ہی طرف۔ جو نمبر پیر کو درست تھا اور اس کے بعد چھوا نہیں گیا وہ پیر کا ہی نمبر ہے، آج کی تاریخ چاہے کچھ بھی ہو۔
کس نے کیا بدلا، اس کا کوئی ریکارڈ نہیں
اسپریڈشیٹ خانے کی موجودہ قیمت رکھتی ہے، اس کی ہسٹری نہیں۔ اگر کوئی ٹوٹل غلط لگے تو آپ نہیں دیکھ سکتے کہ کس نے بدلا، کب، یا پہلے کیا لکھا تھا۔ ایک بندہ ہو تو ٹھیک ہے۔ تین لوگ ہوں اور رقم کم نکلے تو یہی سوال سب سے اہم ہوتا ہے، اور شیٹ اس کا جواب نہیں دے سکتی۔
ادھار بغیر تاریخوں کے
زیادہ تر دکانوں کی شیٹ میں ہر گاہک کا ادھار ایک نمبر ہوتا ہے جو ہاتھ سے بدلا جاتا ہے۔ اس سے پتا چلتا ہے کہ احمد پر کتنا ہے، مگر یہ نہیں کہ کب سے اور کن فروختوں سے بنا۔ اس لیے جب وہ کہتا ہے "اتنا نہیں تھا" تو آپ کے پاس ایک نمبر ہے اور اس کے پاس اپنی یادداشت۔ شیٹ میں ہر گاہک کی تاریخ وار لائنیں رکھی جا سکتی ہیں، مگر یہ روز کی بہت ٹائپنگ ہے۔
دو اور عام مسئلے
- کسی خاص کالم پر VLOOKUP، یا کسی خاص رینج کا جوڑ، تب بغیر بتائے ٹوٹ جاتا ہے جب کوئی نئی قطار ڈالے یا غلط حصہ ترتیب دے۔ شیٹ پھر بھی حساب کرتی ہے، مگر غلط خانوں کا۔
- Excel ایک صفحہ پرنٹ کرتا ہے۔ یہ ٹِل کی رسید یا سیلز ٹیکس انوائس نہیں بناتا، اس لیے جس گاہک کو آئٹم وار بل چاہیے، یا جس کاروباری خریدار کو ٹیکس الگ سے دکھانا ہو، اسے شیٹ سے نہیں مل سکتا۔
اسپریڈشیٹ کب پیسے کا نقصان کرنے لگتی ہے؟
جب یہ ایسے نمبر دینے لگے جن پر آپ عمل نہ کر سکیں۔ اگر ان میں سے تین یا زیادہ باتیں سچ ہیں تو شیٹ اب بچت سے زیادہ خرچ کرا رہی ہے:
- 1ایک سے زیادہ لوگوں کو فروخت درج کرنی ہوتی ہے، اور آپ کم از کم ایک بار فائل کی دوسری کاپی بنا چکے ہیں۔
- 2آپ کو کوئی غلط ٹوٹل ملا اور سمجھ نہیں آیا کہ کب اور کیسے غلط ہوا۔
- 3آپ وہ اسٹاک منگوا لیتے ہیں جو پہلے سے ہے، یا وہ چیز ختم ہو جاتی ہے جو شیٹ کے مطابق موجود ہے۔
- 4آپ خود جوڑے بغیر نہیں بتا سکتے کہ ایک گاہک پر تاریخوں کے ساتھ کتنا ادھار ہے۔
- 5کسی نے آئٹم وار رسید یا ٹیکس انوائس مانگی اور شیٹ نہیں بنا سکی۔
- 6آپ روزانہ بیس منٹ سے زیادہ فائل میں ٹائپ کرتے ہیں۔ شیٹ کی اصل قیمت یہی وقت ہے۔
Excel چھوڑنے میں کیا کرنا پڑتا ہے؟
اصل خرچ زیادہ تر ٹائپنگ ہے: بل بنانے سے پہلے آپ کی پروڈکٹس کی فہرست قیمتوں کے ساتھ نئے سسٹم میں ہونی چاہیے۔ چند سو پروڈکٹس کے لیے یہ ایک دو شام کا کام ہے۔ اچھی بات یہ ہے کہ اسپریڈشیٹ سے منتقل ہونا سب سے آسان ہے، کیونکہ پروڈکٹس پہلے سے قطاروں اور کالموں میں ہیں، اسی شکل میں جو درآمد کے لیے چاہیے۔
- 1پروڈکٹ شیٹ صاف کریں: ہر پروڈکٹ کی ایک قطار، جس میں نام، فروخت کی قیمت، لاگت اگر معلوم ہو، اور بارکوڈ اگر ہو۔
- 2صرف وہ پروڈکٹس لائیں جو آپ ہر ہفتے واقعی بیچتے ہیں، پوری پرانی فہرست نہیں۔ جو چیزیں اب نہیں بکتیں وہ بعد میں آ سکتی ہیں۔
- 3تیزی سے بکنے والی چیزیں ہاتھ سے گنیں اور انہیں ابتدائی مقدار کے طور پر درج کریں۔ یہ چھوڑ دیا تو پہلے دن سے اسٹاک غلط ہو گا۔
- 4اپنے مستقل ادھار والے گاہکوں کو ان کے موجودہ بیلنس کے ساتھ ابتدائی رقم کے طور پر درج کریں۔ ٹائپ کرنے کے لائق ہسٹری صرف یہی ہے۔
- 5ایک ہفتہ دونوں چلائیں: فروخت نئے سسٹم سے کریں اور شیٹ صرف جانچ کے لیے ساتھ رکھیں۔
- 6ہفتے کے آخر میں موازنہ کریں۔ اگر نمبر ملتے ہیں تو شیٹ اپ ڈیٹ کرنا بند کر دیں، مگر فائل رکھ لیں۔
کس کو ابھی منتقل نہیں ہونا چاہیے؟
کچھ دکانوں کو اپنے پیسے اور اپنی شیٹ رکھنی چاہیے:
- ایک بندے کی دکان جس کی پروڈکٹس کی فہرست چھوٹی ہو اور ادھار چند دنوں میں واپس آ جائے۔ شیٹ کام کر رہی ہے، اور ماہانہ فیس سے کوئی ایسا فرق نہیں پڑے گا جو آپ محسوس کریں۔
- ایسی دکان جہاں شیٹ درست ہے اور روز کوئی ایسا بندہ اپ ڈیٹ کرتا ہے جسے یہ کام برا نہیں لگتا۔ اگر یہ چل رہا ہے تو بدلنے میں خرچ ہے اور بچت کچھ نہیں۔
- ایسی دکان جو بکنے، بند ہونے یا جگہ بدلنے والی ہو۔ وہ منتقلی شروع نہ کریں جو پوری نہ کر سکیں۔
- ایسی دکان جسے اپنی گنجائش سے بڑا پلان چاہیے۔ ملٹی برانچ اور اسٹاک کی منتقلی Scale پر ہیں، Rs 11,999 ماہانہ۔ ریسٹورنٹ موڈ (ترکیبیں، کھانے کی لاگت، میزیں، کچن ڈسپلے) اور فارمیسی کے بیچ اور میعاد کا حساب، دونوں Growth سے شروع ہوتے ہیں، Rs 6,999 پر۔ AI اسسٹنٹ Starter پر بالکل نہیں ہے۔ جس پلان میں آپ کی ضرورت کی چیزیں ہیں اس کی قیمت دیکھیں، اور اگر آج وہ رقم ممکن نہیں تو انتظار کریں۔
بدلے میں کیا ملتا ہے؟
آپ پوری لچک اور صفر ماہانہ خرچ چھوڑتے ہیں۔ بدلے میں ہر فروخت ہوتے ہی درج ہوتی ہے: ایک انٹری اسٹاک گھٹاتی ہے، گاہک کا بیلنس بڑھاتی ہے اور دن کے ٹوٹل میں جڑتی ہے۔ NexusTill یہ آف لائن کرتا ہے، اسی فروخت سے رسید یا ٹیکس انوائس چھاپتا ہے، اور جہاں آپ بل بناتے ہیں وہیں ہر گاہک کا تاریخ وار کھاتہ رکھتا ہے۔ Starter، Rs 2,999 ماہانہ، ایک ٹِل اور دو صارفین کے لیے ہے، ہر ایک کا اپنا لاگ ان، جس سے "دو لوگ، ایک فائل" والا مسئلہ حل ہو جاتا ہے۔ Growth، Rs 6,999 پر، 5 ٹِل اور 5 عملے تک جاتا ہے۔
اسے اپنی شیٹ کے مقابلے میں آزمائیں: آزمائش 7 دن کی ہے، شروع کرنے کے لیے کارڈ نہیں چاہیے، اور یہ خود بخود پیڈ پلان میں نہیں بدلتی۔ ہفتہ بھر دونوں چلائیں اور آخر میں نمبر ملائیں۔ اگر اسپریڈشیٹ جیت جائے تو آپ کا ایک ہفتہ لگا اور کچھ کام کی بات پتا چلی۔
Excel وہ درج کرتا ہے جو آپ کو ٹائپ کرنا یاد رہا۔ یہ کافی ہے یا نہیں، اس کا انحصار اس پر ہے کہ آپ کی دکان ابھی ایک بندے کی یادداشت میں سما سکتی ہے یا نہیں۔
اپنی دکان 7 دن مفت NexusTill پر چلائیں
آپ کو پورا پروڈکٹ ملتا ہے، بلنگ، کھاتہ اور اسٹاک سمیت، آپ کی اپنی دکان کے ڈیٹا پر۔ نہ کارڈ، نہ سیٹ اپ فیس، تاکہ پیسے دینے سے پہلے دیکھ لیں کہ یہ آپ کے کام کا ہے یا نہیں۔
تحریر NexusTill ٹیم.