كيف تستردّ الآجل: تحصيل ديون العملاء دون أن تخسرهم

كيف تستردّ الآجل من العميل؟

احتفظ لكل عميل بسجل مؤرّخ لكل بيع بالآجل وكل دفعة. اتفق على يوم ثابت لتسوية الرصيد، واطلب في ذلك اليوم، على انفراد، عند الكاونتر، والرقم الدقيق أمامك. اقبل الدفعات الجزئية بسرور، واكتب كل دفعة فورًا، وأوقف الآجل الجديد عن أي عميل يظل رصيده يكبر. حين يتعثّر الآجل، يكون السبب عادة أن إحدى هذه الخطوات أُهملت، ونادرًا ما يكون العميل غير أمين.

لماذا يتوقف الآجل عن العودة؟

عادةً هناك أربعة أسباب، والأخير وحده يتعلق بالعميل.

• السجل غير واضح. إذا كان الدفتر لا يقول إلا "أسلم: 6,400" بلا تواريخ ولا أصناف، فقد يقول العميل "لم يكن بهذا القدر" ولا يكون لديك ما تُريه.
• لم يكن هناك يوم للدفع أصلًا. الآجل بلا يوم تسوية لا نهاية له، وكل أسبوع يبدو أقل إلحاحًا.
• صاحب المتجر لم يطلب. الطلب محرج، فيبقى الرصيد مكانه، وكلما طال بقاؤه صار الطلب أكثر إحراجًا.
• الرصيد كبر أكثر من اللازم. العميل الذي يستطيع دفع 2,000 روبية في الشهر لا يستطيع دفع 15,000 دفعة واحدة، فيتوقف عن المجيء بدلًا من ذلك.

ماذا يجب أن يُظهر الدفتر حتى لا يجادل العميل؟

يجب أن يُظهر كل سطر التاريخ، وما أُخذ، والمبلغ، والرصيد الجاري بعده. والدفعات تُكتب في أسطر مستقلة مع التاريخ وطريقة الدفع. حين يرى العميل أنه في 12 أكتوبر أخذ دقيقًا وسمنًا وسكرًا بقيمة 1,850 روبية، لا يبقى إلا الاتفاق على الإجمالي.

• صفحة لكل عميل، واسمه ورقم هاتفه في أعلاها.
• اكتب السطر لحظة البيع، لا ليلًا من الذاكرة.
• اكتب الرصيد الجديد بعد كل بيع وكل دفعة، حتى يجيب السطر الأخير دائمًا عن "كم صار الحساب؟".
• في الآجل الكبير، اطلب من العميل أن يوقّع أو يكتب الأحرف الأولى من اسمه بجانب السطر. يستغرق ذلك ثانيتين وينهي معظم الخلافات اللاحقة.
• إذا كان أفراد العائلة يشترون على الحساب نفسه، فاكتب من أخذ البضاعة. عبارة "أخذها ابني" تبدأ بها خلافات كثيرة.

إذا كنت تمسك الآجل في دفتر ورقي اليوم، فدليلنا عن مسك الآجل دون سجل ورقي (/blog/keep-udhaar-without-a-register) يشرح كيف تنقله إلى شيء يمكنك البحث فيه وجمعه.

ما الوقت المناسب لطلب الآجل؟

اطلب في يوم متفق عليه مسبقًا، حين يكون مع العميل مال. للعملاء أصحاب الرواتب هو الأسبوع الأول من الشهر. ولمن يكسبون يوميًا، الأفضل أسبوعيًا، كل سبت مثلًا. اتفق على اليوم عند أول بيع بالآجل، قبل أن يكبر الرصيد. جملة "يا أخي، ليُسدَّد الآجل قبل يوم 5 من الشهر" سهلة في اليوم الأول وصعبة جدًا في اليوم الستين.

اطلب على انفراد. العميل الذي يُطالَب أمام الجيران يشعر بالإحراج، والعميل المُحرَج يدفع مرة ثم يتسوّق من مكان آخر. انتظر حتى يهدأ الكاونتر، أو تنحَّ جانبًا دقيقة.

كيف تطلب الآجل دون أن تخسر العميل؟

اذكر الرقم الدقيق، واطلب جزءًا منه إذا كان المبلغ كله كبيرًا، واجعل الدفع سهلًا. تحدّث عن الحساب، لا عن الشخص أبدًا.

1. 1افتح صفحة العميل واذكر الرصيد: "حسابك وصل إلى 4,200."
2. 2اطلب جزءًا منه: "ادفع 2,000 هذا الأسبوع، والباقي الشهر القادم." الدفعة الجزئية تُبقي الحساب يتحرك.
3. 3اعرض طريقة دفع سهلة: نقدًا، أو JazzCash أو Easypaisa أو تحويل بنكي إلى حساب المتجر إن كنت تقبلها.
4. 4اكتب الدفعة فورًا وأخبر العميل بالرصيد الجديد، حتى يخرج كلاكما بالرقم نفسه.
5. 5قل شكرًا. العميل الذي يشعر بالارتياح حين يدفع يعود ويدفع مرة أخرى.

للعميل الذي لا تراه كثيرًا، تنفع رسالة قصيرة مهذّبة من هاتفك: التاريخ والرصيد واليوم المتفق عليه. حافظ على النبرة نفسها التي تستخدمها عند الكاونتر. التذكير الذي يبدو تهديدًا يُفقدك العميل والمال معًا.

وماذا لو لم يدفع العميل رغم ذلك؟

أوقف الآجل الجديد أولًا، ثم اتفق على خطة مكتوبة لدفعات صغيرة، وبعد ذلك فقط قرّر إن كان المبلغ يستحق المتابعة. بهذا الترتيب:

1. 1أوقف الآجل الجديد بلطف: "خفّف القديم قليلًا، ثم نفتح آجلًا جديدًا." ويبقى بإمكان العميل الشراء نقدًا.
2. 2اتفق على خطة يستطيع العميل الالتزام بها، مثل 500 أو 1,000 روبية كل أسبوع، واكتبها في صفحته مع الأحرف الأولى من اسميكما.
3. 3التزم بالخطة تمامًا. إذا فاتت الدفعة الأولى، فاطلب في اليوم التالي، لا في الشهر التالي.
4. 4إذا توقف العميل عن المجيء، فزيارة أو كلمة عبر شخص يحترمه كلاكما تنجح غالبًا حيث لا تنجح الرسائل.
5. 5إذا لم ينجح شيء من هذا وكان المبلغ صغيرًا، فاشطبه وأغلق الحساب، وتذكّر ما الذي حدث خطأ. أما الدَّين التجاري الكبير، فاطلب استشارة مختصة قبل أي خطوة أخرى.

كيف تمنع تعثّر الآجل القادم؟

حدّد السقف ويوم التسوية قبل أن تبيع بالآجل. بضع قواعد بسيطة تمنع معظم الآجل المتعثّر:

• بِع بالآجل للعملاء الذين تعرفهم فقط، وابدأ بمبالغ صغيرة. ودع السقف يرتفع كلما دفعوا في الموعد.
• حدّد سقفًا لكل عميل واكتبه أعلى صفحته. حين يبلغه الرصيد، يكون الشراء التالي نقدًا حتى تصل دفعة.
• اجعل شخصًا واحدًا يقرّر من يحصل على الآجل. حين يستطيع كل موظف أن يقول نعم، تفقد السقوف معناها.
• راجع كل الأرصدة مرة في الأسبوع. أي حساب لم يُدفع فيه شيء منذ شهر يحتاج إلى حديث هذا الأسبوع.
• احسب البيع بالآجل مبيعًا في يوم خروج البضاعة، لا في يوم عودة المال. وإلا بدا الشهر المزدحم بالآجل شهرًا سيئًا.

هل تحتاج إلى تطبيق أو برنامج POS لاسترداد الآجل؟

لا. الدفتر الورقي المستخدم كما يصف هذا الدليل يسترد معظم الآجل. ويساعد البرنامج حين يكثر عملاء الآجل أو يعمل أكثر من شخص على الكاونتر، لأن الآجل يدخل الدفتر لحظة إصدار الفاتورة. فلا يمكن أن يفترق البيع عن رصيد العميل، ويُجاب عن "كم صار الحساب؟" بنظرة واحدة بدل جمع الصفحات.

في NexusTill، دفتر الآجل متاح في كل الباقات، بما فيها Starter (Rs 2,999 شهريًا). يُسجَّل البيع بالآجل على حساب العميل عند الكاونتر، وكل دفعة تخفّض الرصيد، والسجل المؤرّخ الكامل جاهز لتُريه للعميل حين يُسأل عن الرقم. ويمكنه أيضًا إرسال تذكيرات بالبريد الإلكتروني حين يحين وقت التسوية. ويشرح دليلنا عن نظام POS مع دفتر الآجل (/blog/pos-with-udhaar-khata) طريقة عمله بتفصيل أكبر.

إذا كان لديك عدد قليل من عملاء الآجل وكلهم يدفعون في الموعد، فالدفتر الورقي المنظّم يكفي، ولن يجعلهم البرنامج يدفعون أسرع. وكثير من عملاء البقالة لا يقرؤون البريد الإلكتروني، فلن يحلّ التذكير محل الحديث عند الكاونتر. البرنامج يُبقي السجل نظيفًا. أما اليوم الثابت والطلب المهذّب فيبقيان عليك.

إذا كبرت صفحات الآجل لديك أكثر مما يحتمله دفتر ورقي، فقارن الباقات في /pricing وجرّب NexusTill على متجرك 7 أيام. لا حاجة إلى بطاقة، ولا يُخصم شيء عند انتهاء التجربة. لديك سؤال؟ اكتب إلى support@nexustill.com.

بقلم فريق NexusTill.