دکان کا اسٹاک کیسے چیک کریں: اسٹاک گننے اور کمی کی وجہ ڈھونڈنے کا طریقہ

دکان کا اسٹاک کیسے چیک کریں؟

دکان میں جو کچھ ہے اسے ایک ایک چیز کر کے گنیں، اور اس سے ملائیں جو ہونا چاہیے: شروع کا اسٹاک، جمع جو خریدا، منفی جو بیچا۔ جہاں دونوں نمبر مختلف ہوں، ہر فرق کی وجہ ڈھونڈیں اور اسے ٹھیک کریں۔ پھر اپنا ریکارڈ درست کریں تاکہ اگلی گنتی صحیح نمبر سے شروع ہو۔

گننا آسان حصہ ہے۔ موازنہ اور وجوہات بتاتی ہیں کہ دکان کا مسئلہ چوری ہے یا لکھت پڑھت۔

کیسے پتا کریں کہ شیلف پر کتنا ہونا چاہیے؟

ہر چیز کے لیے جو ہونا چاہیے وہ یہ ہے: شروع کا اسٹاک، جمع سپلائرز سے آیا سارا مال، منفی سب فروخت، جمع گاہکوں کی واپسیاں جو شیلف پر واپس رکھیں، منفی جو ڈسٹری بیوٹر کو واپس کیا یا پھینکا۔ اگر ان میں سے کچھ بھی آپ کے کھاتوں میں نہیں لکھا تو "ہونا چاہیے" والا نمبر گنتی شروع کرنے سے پہلے ہی غلط ہے۔

اس لیے اسٹاک چیک تبھی کام کرتا ہے جب خریداری اور فروخت دونوں لکھی ہوں۔ جو دکان فروخت لکھتی ہے مگر ڈیلیوری نہیں، اس کا اسٹاک ہمیشہ بڑھتا نظر آئے گا۔ جو دکان ڈیلیوری لکھتی ہے مگر ہر فروخت نہیں، اس کا اسٹاک ہمیشہ گھٹتا نظر آئے گا۔

دکان بند کیے بغیر اسٹاک کیسے گنیں؟

سب سے کم رش کے وقت، دکان کھلنے سے پہلے یا شام کے رش کے بعد، ایک وقت میں ایک حصہ گنیں۔ ایک آدمی گنے اور دوسرا لکھے۔ پوری دکان ایک ساتھ گننے کی کوشش نہ کریں، کیونکہ تھکا ہوا آدمی غلط گنتا ہے۔

1. 1ایک حصہ چنیں: تیل اور گھی کا ریک، چائے اور چینی کی شیلف، سگریٹ کا کاؤنٹر۔
2. 2شیلف، پیچھے کا اسٹور، اور کاؤنٹر کے نیچے کارٹنوں میں رکھا مال بھی گنیں۔ کاؤنٹر کے نیچے بھولا ہوا مال سب سے عام "غائب" چیز ہے۔
3. 3اسی اکائی میں گنیں جس میں بیچتے ہیں۔ اگر صابن ایک ایک کر کے بیچتے ہیں تو کارٹن کو بھی دانوں میں گنیں۔ ایک دانہ لکھا ہوا کارٹن بہت بڑا جھوٹا فرق بنا دیتا ہے۔
4. 4پکا نمبر لکھیں، "دس کے قریب" نہیں۔ اندازے کا کسی چیز سے موازنہ نہیں ہو سکتا۔
5. 5جب تک اس حصے کی گنتی لکھی نہ جائے وہاں سے نہ بیچیں، یا گنتی کے دوران ہونے والی ہر فروخت نوٹ کریں۔

کیا ہر چیز ہر ہفتے گننی ضروری ہے؟

نہیں۔ چھوٹی، مہنگی اور جلدی بکنے والی چیزیں ہر ہفتے گنیں، اور سستی، بھاری چیزیں ہر مہینے۔ سگریٹ، کھانے کا تیل، گھی، چائے، شیمپو اور جو بھی چیز جیب میں آ جائے، انہی میں کمی اصل پیسے کا نقصان کرتی ہے اور سب سے تیزی سے بڑھتی ہے۔ نمک کی بوری شاذ ہی غائب ہوتی ہے۔

اس طرح باری باری حصے گننے سے ہر گنتی مختصر رہتی ہے، اور ہر چیز پھر بھی مہینے میں کم از کم ایک بار گنی جاتی ہے۔

اسٹاک کم نکلا: کیا اس کا مطلب چوری ہے؟

ضروری نہیں۔ چھوٹی دکان میں اسٹاک کی زیادہ تر کمی ان چیزوں سے ہوتی ہے جو کبھی لکھی ہی نہیں گئیں۔ پہلے یہ دیکھیں، کیونکہ ان میں سے ہر ایک کی وجہ سے اسٹاک چوری ہوا لگتا ہے حالانکہ ہوا نہیں:

• ایسی فروخت جس کا بل نہیں بنا: رش میں نقد لے لیا اور چیز درج ہی نہیں ہوئی۔
• غلط چیز کا بل، جیسے 1 لیٹر تیل آدھے لیٹر کے طور پر درج ہوا، تو ایک کم نکلتا ہے اور دوسرا زیادہ۔
• کاؤنٹر پر ادھار دیا مگر کھاتے میں نہیں لکھا۔
• گھر کا سامان: گھر والوں کے لیے لی گئی چیزیں جن کا کوئی نوٹ نہیں۔
• خراب یا میعاد ختم مال جو ریکارڈ سے نکالے بغیر پھینک دیا۔
• ایسی ڈیلیوری پر دستخط جس میں دو کارٹن کم تھے۔
• گنتی کی غلطی۔

کچھ کمی چوری بھی ہو گی۔ لیکن اگر آپ سب سے پہلے چوری سمجھ لیں تو ایک نہ لکھے گئے نوٹ پر لوگوں پر الزام لگتا ہے، اور اصل رساؤ چلتا رہتا ہے۔

چوری اور غلطی میں فرق کیسے پہچانیں؟

کئی گنتیوں میں پیٹرن دیکھیں۔ غلطیاں بکھری ہوتی ہیں: کچھ چیزیں کم نکلتی ہیں، کچھ زیادہ، اور فرق ہر ہفتے بدلتا ہے۔ چوری دہرائی جاتی ہے: وہی چند چھوٹی، قیمتی چیزیں ہر گنتی میں کم نکلتی ہیں، اکثر ایک ہی شفٹ یا کاؤنٹر پر ایک ہی شخص کے وقت۔

زیادہ نکلنے والی چیز بھی اتنا ہی بتاتی ہے جتنا کم نکلنے والی۔ جو اسٹاک ہونا چاہیے اس سے زیادہ ہو تو تقریباً ہمیشہ مطلب ہے کہ اس کی جگہ کسی اور چیز کا بل بنا۔ اگر ایک چیز کم ہو اور اس جیسی دوسری چیز اتنی ہی زیادہ، تو آپ نے بل کی غلطی پکڑ لی۔

گنتی کے بعد کیا کریں؟

ریکارڈ کو گنے ہوئے نمبر پر درست کریں، لکھیں کہ غلط کیوں تھا، اور وجہ ٹھیک کریں تاکہ فرق دوبارہ نہ آئے۔ پرانا نمبر چپکے سے نہ بدلیں۔ وجہ کے ساتھ لکھی گئی درستی اگلے مہینے بتائے گی کہ کیا وہی چیز بار بار غائب ہو رہی ہے۔

1. 1ہر فرق لکھیں: چیز، گنتی، کتنا ہونا چاہیے تھا، اور آپ کے خیال میں وجہ: بل کی غلطی، خرابی، گھر کا سامان یا نامعلوم۔
2. 2ریکارڈ کو گنے ہوئے نمبر پر کر دیں، تاکہ اگلا موازنہ صحیح نمبر سے شروع ہو۔
3. 3وجہ ٹھیک کریں: ہر فروخت کا بل بنائیں، ہر ادھار لکھیں، جو گھر جائے وہ لکھیں، اور ڈیلیوری پر دستخط سے پہلے کارٹن گنیں۔
4. 4"نامعلوم" والی چیزیں ایک ہفتے بعد دوبارہ گنیں۔ اگر پھر کم نکلیں تو وہ آپ کی نگرانی کی فہرست میں جائیں۔

کسے باقاعدہ اسٹاک چیک کی ضرورت نہیں؟

بہت چھوٹی دکان جہاں مالک سارا دن اکیلا کاؤنٹر پر بیٹھتا ہے اور ہر صبح نقد مال خریدتا ہے، وہاں مالک ایک نظر میں سارا اسٹاک دیکھ لیتا ہے۔ لکھی ہوئی گنتی اسے کوئی نئی بات نہیں بتاتی۔

کوئی سافٹ ویئر اکیلے چوری نہیں روکتا۔ اگر کوئی چیز بل کے بغیر نکل جائے تو جب تک کوئی شیلف نہ گنے، کسی سسٹم کو پتا نہیں چلتا۔ گنتی آپ ہی کا کام ہے؛ سافٹ ویئر موازنہ اور ریکارڈ رکھنا تیز کرتا ہے۔

اسٹاک چیک میں POS کیسے مدد کرتا ہے؟

POS آپ کے لیے "ہونا چاہیے" والا نمبر رکھتا ہے۔ ہر بل والی فروخت بکتے ہی چیز کو اسٹاک سے کم کر دیتی ہے، اس لیے گنتی کے بعد آپ شیلف کو ہر چیز کے ایک نمبر سے ملاتے ہیں۔ NexusTill میں اسٹاک کی اسکرین ہر چیز کی موجودہ مقدار دکھاتی ہے، جسے نام، SKU یا بارکوڈ سے تلاش کیا جا سکتا ہے، ساتھ اسٹاک کی مالیت اور یہ کہ کتنی چیزیں کم ہیں یا ختم ہو گئی ہیں۔

• گنتی کے بعد "اسٹاک ایڈجسٹ کریں" سے آپ کسی چیز کی مقدار وجہ کے ساتھ بڑھا یا کم کر سکتے ہیں، جیسے "گنتی"، "خرابی" یا "میعاد ختم"۔
• ہر ایڈجسٹمنٹ اس کے نام کے ساتھ محفوظ ہوتی ہے جس نے کی، اور اسٹاک کا ریکارڈ بعد میں کبھی بدلا نہیں جاتا۔ غلط ایڈجسٹمنٹ کا جواب ایک نئی ایڈجسٹمنٹ ہے۔
• اسٹاک کی مالیت کی رپورٹ بتاتی ہے کہ شیلف پر رکھا مال کتنے روپے کا ہے: موجودہ مقدار ضرب لاگت۔
• کیشیئر کی فروخت کی رپورٹ دکھاتی ہے کہ کاؤنٹر پر ہر شخص نے کیا بل کیا، جو تب کام آتی ہے جب ایک شفٹ بار بار کم نکلے۔
• ہر شخص اپنے اکاؤنٹ سے سائن اِن کرتا ہے، اس لیے ہر فروخت پر کسی کا نام ہوتا ہے۔

یہ سب ہر پلان میں ہے، Starter سمیت۔ Growth اور Scale پر سپلائر سے خریداری وصول کرنے سے اسٹاک خود بخود بڑھ جاتا ہے۔ Starter پر ڈیلیوری آنے پر نیا اسٹاک "اسٹاک ایڈجسٹ کریں" سے ڈالتے ہیں۔ اگر آج آپ روزانہ کا حساب کاپی میں رکھتے ہیں تو /blog/shop-hisab-kaise-kare سے شروع کریں، اور دیکھیں کہ اسٹاک اور کھاتہ ساتھ کیسے چلتے ہیں: /blog/digital-khata-with-inventory۔

پلان /pricing پر دیکھیں، اور اپنی دکان پر 7 دن آزمائیں۔ کارڈ کی ضرورت نہیں، اور آزمائش ختم ہونے پر کچھ نہیں کٹتا۔

تحریر NexusTill ٹیم.