كيف تفحص مخزون المتجر؟
عُدّ ما في المتجر صنفًا صنفًا، وقارنه بما يجب أن يكون موجودًا: المخزون الذي بدأت به، زائد ما اشتريته، ناقص ما بعته. وحيث يختلف الرقمان، ابحث عن سبب كل فرق وعالجه. ثم صحّح سجلك حتى يبدأ الجرد التالي من الرقم الصحيح.
العدّ هو الجزء السهل. أما المقارنة والأسباب فتخبرك إن كانت مشكلة المتجر سرقة أم أوراقًا.
كيف تحسب ما يجب أن يكون على الرف؟
لكل صنف، ما يجب أن يكون موجودًا هو: مخزون أول المدة، زائد كل ما استلمته من المورّدين، ناقص كل ما بِيع، زائد مرتجعات العملاء التي أعدتها إلى الرف، ناقص ما أعدته إلى الموزّع أو تخلّصت منه. وإذا غاب أي من هذه عن دفاترك، يكون رقم "ما يجب أن يكون" خاطئًا قبل أن تبدأ العدّ.
لذلك لا ينجح الجرد إلا إذا سُجّلت المشتريات والمبيعات معًا. المتجر الذي يسجّل المبيعات دون التوريدات سيبدو دائمًا أن مخزونه يزيد. والمتجر الذي يسجّل التوريدات دون كل المبيعات سيبدو دائمًا أن مخزونه ينقص.
كيف تجرد المخزون دون أن تغلق المتجر؟
اجرد قسمًا واحدًا في كل مرة في أهدأ ساعة، قبل الفتح أو بعد زحمة المساء، بحيث يعدّ شخص ويكتب آخر. لا تحاول جرد المتجر كله دفعة واحدة، لأن المتعب يخطئ في العدّ.
- 1اختر قسمًا واحدًا: رف الزيت والسمن، أو رف الشاي والسكر، أو كاونتر السجائر.
- 2عُدّ الرف والمخزن الخلفي وما بقي في الكراتين تحت الكاونتر. البضاعة المنسية تحت الكاونتر هي أكثر صنف "مفقود" شيوعًا.
- 3عُدّ بالوحدة التي تبيع بها. إذا كنت تبيع الصابون بالقطعة، فعُدّ الكرتونة قطعًا. الكرتونة المكتوبة قطعة واحدة تصنع فرقًا وهميًا كبيرًا.
- 4اكتب الرقم الدقيق، لا "حوالي عشرة". التقدير لا يمكن مقارنته بشيء.
- 5لا تبع من ذلك القسم حتى يُكتب عدده، أو سجّل كل عملية بيع تتم أثناء الجرد.
هل يجب جرد كل صنف كل أسبوع؟
لا. اجرد الأصناف الصغيرة الغالية سريعة البيع أسبوعيًا، والرخيصة كبيرة الحجم شهريًا. السجائر وزيت الطبخ والسمن والشاي والشامبو وكل ما يدخل في الجيب هي حيث يكلّف النقص مالًا حقيقيًا ويكبر بأسرع ما يكون. أما كيس الملح فنادرًا ما يختفي.
التناوب على الأقسام بهذه الطريقة يجعل كل جرد قصيرًا، ويبقى كل صنف مجرودًا مرة في الشهر على الأقل.
المخزون ناقص: هل يعني ذلك سرقة؟
ليس بالضرورة. في المتجر الصغير، يأتي معظم نقص المخزون من أشياء لم تُكتب أصلًا. افحص هذه أولًا، لأن كلًّا منها يجعل المخزون يبدو مسروقًا وهو ليس كذلك:
- عملية بيع بلا فاتورة: نقود أُخذت في الزحمة والصنف لم يُسجّل.
- بيع سُجّل على صنف خاطئ، مثل زيت 1 لتر سُجّل على أنه نصف لتر، فينقص أحدهما ويزيد الآخر.
- بيع بالآجل على الكاونتر لم يُكتب في دفتر الآجل.
- أغراض البيت: أصناف أُخذت للعائلة دون ملاحظة.
- بضاعة تالفة أو منتهية الصلاحية رُميت دون شطبها من السجل.
- توقيع على توريد كان ينقصه كرتونتان.
- خطأ في العدّ.
بعض النقص سيكون سرقة. لكن إذا قفزت إلى السرقة أولًا، فستتهم الناس بسبب ملاحظة ناقصة، ويبقى التسرّب الحقيقي مستمرًا.
كيف تميّز السرقة من الخطأ؟
انظر إلى النمط عبر عدة عمليات جرد. الأخطاء متفرقة: بعض الأصناف تنقص وبعضها يزيد، والفروق تتغير من أسبوع إلى آخر. أما السرقة فتتكرر: الأصناف الصغيرة الغالية نفسها تنقص في كل جرد، وغالبًا حول الوردية نفسها أو الشخص نفسه على الكاونتر.
الصنف الزائد يخبرك بقدر ما يخبرك الصنف الناقص. المخزون الأعلى مما يجب يعني في الغالب أن صنفًا آخر سُجّل مكانه. وإذا نقص صنف وزاد صنف مشابه بالكمية نفسها، فقد وجدت خطأ في الفاتورة.
ماذا تفعل بعد الجرد؟
صحّح السجل إلى الرقم المعدود، واكتب سبب الخطأ، وعالج السبب حتى لا يعود الفرق. لا تغيّر الرقم القديم بصمت. التصحيح المكتوب مع سببه يخبرك الشهر القادم إن كان الصنف نفسه يختفي مرارًا.
- 1اكتب كل فرق مع الصنف، والعدد، وما كان يجب أن يكون، وأقرب سبب في رأيك: خطأ فاتورة، أو تلف، أو أغراض البيت، أو غير معروف.
- 2اضبط السجل على الرقم المعدود، حتى تبدأ المقارنة التالية من الرقم الصحيح.
- 3عالج السبب: أصدر فاتورة لكل بيع، واكتب كل بيع بالآجل، ودوّن ما يذهب إلى البيت، وعُدّ الكراتين قبل التوقيع على أي توريد.
- 4أعد جرد الأصناف المعلّمة "غير معروف" بعد أسبوع. إذا نقصت مجددًا، فهي تدخل قائمة المراقبة.
من لا يحتاج إلى جرد رسمي؟
في المتجر الصغير جدًا الذي يجلس صاحبه على الكاونتر طوال اليوم وحده ويشتري نقدًا كل صباح، يرى المالك المخزون كله بنظرة. والجرد المكتوب لا يخبره بشيء جديد.
لا يوجد برنامج يوقف السرقة وحده. إذا خرج صنف بلا فاتورة، فلن يعرف أي نظام حتى يعدّ أحد الرف. يبقى الجرد مسؤوليتك؛ والبرنامج يسرّع المقارنة ومسك السجلات.
كيف يساعد نظام POS في الجرد؟
يحفظ نظام POS رقم "ما يجب أن يكون موجودًا" عنك. كل بيع بفاتورة يخصم الصنف من المخزون لحظة بيعه، فبعد الجرد تقارن الرف برقم واحد لكل صنف. في NexusTill تعرض شاشة المخزون الكمية المتوفرة لكل صنف، مع البحث بالاسم أو SKU أو الباركود، وقيمة المخزون، وعدد الأصناف التي قاربت النفاد أو نفدت.
- بعد الجرد، تتيح لك "تعديل المخزون" إضافة كمية لصنف أو خصمها مع سبب، مثل "جرد" أو "تلف" أو "منتهي الصلاحية".
- يُحفظ كل تعديل مع اسم من أجراه، ولا تُعدّل سجلات المخزون بعد ذلك أبدًا. التعديل الخاطئ يُعالج بتعديل جديد.
- يعطي تقرير تقييم المخزون قيمة بالروبية لما على رفوفك: الكمية المتوفرة مضروبة في التكلفة.
- يعرض تقرير مبيعات أمين الصندوق ما سجّله كل شخص على الكاونتر، وهو مفيد حين تنقص وردية بعينها مرة بعد مرة.
- يدخل كل شخص بحسابه الخاص، فيحمل كل بيع اسم صاحبه.
كل هذا متاح في كل الباقات، بما فيها Starter. في Growth وScale، يضيف استلام مشتريات من المورّد المخزون تلقائيًا. وفي Starter تضيف المخزون الجديد عبر "تعديل المخزون" عند وصول التوريد. إذا كنت تمسك حسابك اليومي في دفتر ورقي اليوم، فابدأ بـ /blog/shop-hisab-kaise-kare، واطّلع على كيف يعمل المخزون ودفتر الآجل معًا في /blog/digital-khata-with-inventory.
قارن الباقات في /pricing، وجرّبه على متجرك 7 أيام. لا حاجة إلى بطاقة، ولا يُخصم شيء عند انتهاء التجربة.
شغّل متجرك على NexusTill مجانًا لمدة 7 أيام
تحصل على المنتج كاملًا، مع الفواتير ودفتر الآجل والمخزون، على بيانات متجرك أنت. بلا بطاقة وبلا رسوم إعداد، لترى إن كان يناسبك قبل أن تدفع.
بقلم فريق NexusTill.