دکان کا حساب کیسے کریں: مختصر طریقہ
دن کا حساب پانچ قدموں میں بند کریں۔ دراز کا نقد گنیں اور اس میں سے صبح کی ریزگاری نکال دیں۔ دن کی فروخت جمع کریں، نقد اور ادھار الگ الگ۔ آج گاہکوں نے ادھار کی جو ادائیگیاں کیں وہ جمع کریں۔ حساب لگائیں کہ دراز میں کتنا نقد ہونا چاہیے: صبح کی ریزگاری جمع نقد فروخت جمع وصول شدہ ادھار، منفی دراز سے دی گئی ہر رقم۔ پھر اس متوقع رقم کو گنی ہوئی رقم سے ملائیں۔ اصل نمبر یہی فرق ہے، اور اگر یہ صفر نہیں تو آپ کو آج رات ہی پتا چل جاتا ہے، جب کاؤنٹر پر کام کرنے والے سب لوگ ابھی موجود ہیں۔
نیچے ہر قدم کی تفصیل ہے، اور وہ غلطیاں بھی جن کی وجہ سے نمبر نہیں ملتے۔
قدم 1: نقد گنیں، اور ریزگاری الگ گنیں
پیسے ایک بار گنیں اور رقم لکھ لیں۔ پھر صبح کی ریزگاری نکال دیں، یعنی وہ کھلے پیسے جن سے دن شروع کیا تھا۔ یہ ریزگاری آج کی کمائی نہیں تھی، اور اسے ملا دینا سب سے عام وجہ ہے کہ برے دن کا کیش اپ بھی ٹھیک لگتا ہے۔
ریزگاری ہر صبح ایک ہی رقم رکھیں۔ اگر یہ بدلتی رہے تو ہر رات آپ مختلف شروعاتی رقم سے موازنہ کرتے ہیں اور چھوٹی، باقاعدہ کمی کبھی نظر نہیں آتی۔
قدم 2: دن کی فروخت کو نقد اور ادھار میں الگ کریں
لوگ یہ قدم چھوڑ دیتے ہیں، حالانکہ آگے سب کچھ اسی پر چلتا ہے۔ دن کی کل فروخت اور آیا ہوا نقد ایک چیز نہیں۔ زیادہ ادھار والا دن دراز میں بہت برا اور حساب میں عام لگتا ہے، اور جب تک آپ دونوں کو الگ نہ کریں، پتا نہیں چلتا کہ دن کیسا تھا۔
- نقد فروخت: وہ پیسے جو آج واقعی دراز میں آئے۔
- آج دیا گیا ادھار: وہ مال جو آج بغیر پیسوں کے گیا۔ یہ فروخت ہے جس کے پیسے گاہک پر واجب الادا ہیں، نقصان نہیں۔
- کارڈ، والیٹ یا بینک ٹرانسفر، اگر آپ لیتے ہیں: یہ اصل فروخت ہے مگر نقد نہیں، اس لیے انہیں دراز کے حساب سے باہر رکھیں۔
قدم 3: آج وصول ہونے والا ادھار جمع کریں
جب گاہک پرانا ادھار چکاتے ہیں تو اس نقد کا آج کی فروخت سے کوئی تعلق نہیں۔ اگر آپ وصولیاں الگ نہ لکھیں تو یہ پیسہ ہلکے دن کو مصروف دکھاتا ہے اور چھپا لیتا ہے کہ آج کی بکری کم تھی۔
ہر شام دو نمبر لکھیں: آج دیا گیا ادھار اور آج وصول ہوا ادھار۔ دو ہفتے تک ان کا موازنہ کریں تو پتا چل جائے گا کہ آپ کا ادھار کا کھاتہ بڑھ رہا ہے یا گھٹ رہا ہے۔ زیادہ تر دکانداروں کو اس کا اندازہ تو ہوتا ہے مگر ثبوت نہیں۔
قدم 4: حساب لگائیں کہ دراز میں کتنا ہونا چاہیے
متوقع نقد سیدھا حساب ہے: صبح کی ریزگاری، جمع نقد فروخت، جمع وصول شدہ ادھار، منفی دن میں دراز سے دی گئی ہر رقم (سپلائر کو نقد ادائیگی، پیٹرول، لڑکے کو کھانا لانے کے پیسے)۔ یہ ادائیگیاں دوسری بڑی وجہ ہیں کہ کچھ غلط نہ ہونے پر بھی دراز میں کمی نکلتی ہے۔ یہ تبھی ریکارڈ میں رہتی ہیں جب پیسہ نکلتے وقت کوئی پرچی لکھ کر دراز میں رکھ دے۔
- 1صبح کی ریزگاری (ہر صبح ایک جیسی)
- 2+ آج کی نقد فروخت
- 3+ آج وصول ہوا ادھار
- 4− آج دراز سے دیا گیا نقد (سپلائر، اخراجات، ذاتی طور پر نکالی گئی رقم)
- 5= دراز میں اتنا ہونا چاہیے
قدم 5: موازنہ کریں، اور فرق کو آج رات ہی دیکھیں
گنا ہوا نقد منفی متوقع نقد آپ کا فرق ہے۔ مصروف دن میں تھوڑا سا فرق عموماً غلط بقایا دینے سے ہوتا ہے اور اس کے پیچھے پڑنا بیکار ہے۔ اس کے بجائے رجحان دیکھیں۔ چھوٹا فرق جو ہمیشہ ایک ہی طرف ہو، اتفاق نہیں ہوتا۔ اس کی کوئی وجہ ہوتی ہے۔
ہر رات لکھنے کا ایک نمبر
متوقع نقد اور گنے ہوئے نقد کا فرق۔ جو دکان روزانہ یہ ایک نمبر لکھتی ہے وہ دو ہفتوں میں مسلسل ہونے والی کمی پکڑ لیتی ہے۔ جو دکان صرف دراز گنتی ہے وہ اسے کبھی نہیں پکڑ پاتی، کیونکہ دراز ویسے بھی ہر دن مختلف ہوتی ہے۔
حساب کیوں نہیں ملتا؟ چار عام وجوہات
جب نمبر نہیں ملتے تو تقریباً ہمیشہ وجہ ان میں سے کوئی ایک ہوتی ہے:
- ریزگاری کمائی میں مل گئی، اس لیے ہر دن کا ٹوٹل ایک ہی رقم سے زیادہ آتا ہے اور کسی کو پتا نہیں چلتا۔
- سپلائر یا کسی کام کے لیے دراز سے نقد نکلا اور کسی نے پرچی نہیں لکھی۔ یہ سب سے بڑی وجہ ہے، اور یہ چوری نہیں۔
- ادھار کی فروخت نقد فروخت میں گنی گئی، اس لیے دراز میں ٹھیک اتنی کمی ہے جتنا مال ادھار پر گیا۔
- ایک وصولی دو بار لکھی گئی، ایک بار ادائیگی کے طور پر اور ایک بار نقد فروخت کے طور پر، اس لیے دراز ٹھیک لگتی ہے مگر گاہک کا بیلنس غلط ہے۔
حساب کاغذ پر کریں یا ٹِل پر؟
پانچوں قدم کاغذ پر ہو سکتے ہیں، اور چھوٹی دکان کے لیے رات کی پانچ لائنوں والی کاپی کافی ہے۔ لیکن کاغذ پر آپ کو لمبے دن کے آخر میں کالم جمع کرنے پڑتے ہیں، جب حساب میں غلطی سب سے زیادہ ہوتی ہے، اور مہینے بھر کا رجحان دیکھنے کے لیے تیس صفحے دوبارہ پڑھنے پڑتے ہیں۔
سافٹ ویئر ایک خاص طریقے سے مدد کرتا ہے: اگر ہر فروخت ہوتے ہی ادائیگی کے طریقے کے ساتھ درج ہو تو قدم 2 اور 3 کے ٹوٹل دکان بند کرنے تک تیار ہوتے ہیں۔ NexusTill کا روزانہ کیش اپ (زیڈ رپورٹ) ہر پلان پر ہے، Starter سمیت۔ یہ دن کے ٹوٹل (مجموعی فروخت، رعایت، وصول شدہ ٹیکس، واپسی) اور دراز میں ہونے والی رقم بتاتا ہے، اس لیے ہاتھ سے صرف پیسے گننا اور ملانا رہ جاتا ہے۔ دن میں دراز سے نکالا گیا نقد آپ کو اب بھی پرچی پر لکھنا ہو گا۔ رپورٹ بتاتی ہے کہ ان ادائیگیوں سے پہلے کتنا ہونا چاہیے، اور انہیں پکڑنے کے لیے یہی نمبر چاہیے۔
یہ نقد کو نکلنے سے نہیں روکتا۔ یہ ہر رات وہی نمبر دکھاتا ہے یہاں تک کہ رجحان صاف نظر آ جائے، جو رات 10 بجے تھکے ہوئے بندے کے لیے حساب لگا کر دیکھنا مشکل ہے۔
روز کا طریقہ جو آپ کسی اور کو سونپ سکیں
- 1ہر صبح ایک جیسی ریزگاری، پہلی فروخت سے پہلے گن کر لکھی ہوئی۔
- 2ہر فروخت اسی وقت درج کریں کہ ادائیگی کیسے ہوئی (نقد، ادھار، کارڈ)، بعد میں نہیں۔
- 3دراز سے نکلنے والے ہر روپے کی پرچی اسی وقت دراز میں رکھیں۔
- 4بند کرتے وقت: نقد گنیں، متوقع اور گنی ہوئی رقم لکھیں، اور فرق ایک جگہ درج کریں۔
- 5ہفتے میں ایک بار یہ سات فرق اکٹھے دیکھیں۔ یہی آپ کا اصل حساب ہے۔
دراز گننے سے پتا چلتا ہے کہ آپ کے پاس کیا ہے۔ یہ جاننے سے کہ اس میں کتنا ہونا چاہیے، پتا چلتا ہے کہ کچھ غلط ہے یا نہیں، اور اصل حساب یہی دوسری بات ہے۔
اپنی دکان 7 دن مفت NexusTill پر چلائیں
آپ کو پورا پروڈکٹ ملتا ہے، بلنگ، کھاتہ اور اسٹاک سمیت، آپ کی اپنی دکان کے ڈیٹا پر۔ نہ کارڈ، نہ سیٹ اپ فیس، تاکہ پیسے دینے سے پہلے دیکھ لیں کہ یہ آپ کے کام کا ہے یا نہیں۔
تحریر NexusTill ٹیم.