كيف تحسب متجرك: النسخة المختصرة
أغلق اليوم في خمس خطوات. عُدّ النقد في الدرج واطرح منه الفكّة الافتتاحية. اجمع مبيعات اليوم مقسومة إلى نقد وآجل. اجمع دفعات الآجل التي سددها العملاء اليوم. احسب النقد الذي يجب أن يكون موجودًا: الفكّة الافتتاحية زائد المبيعات النقدية زائد الآجل المحصّل، ناقص كل ما دُفع من الدرج. ثم قارن هذا الرقم المتوقع بما عددته. الفرق هو الرقم المهم، وإذا لم يكن صفرًا تعرف ذلك الليلة، وكل من عمل على الكاونتر ما زال موجودًا.
فيما يلي كل خطوة بالتفصيل، والأخطاء التي تمنع الأرقام من التطابق.
الخطوة 1: عُدّ النقد، وعُدّ الفكّة على حدة
عُدّ المال مرة واحدة وسجّل الرقم. ثم اطرح الفكّة الافتتاحية، أي النقود الصغيرة التي بدأت بها اليوم. هذه الفكّة لم تكن من إيراد اليوم أصلًا، وخلطها به هو أكثر سبب شائع لأن يبدو الإغلاق النقدي سليمًا في يوم سيئ.
اجعل الفكّة بالمبلغ نفسه كل صباح. إذا تغيّرت، فأنت تقارن كل ليلة بنقطة بداية مختلفة ولن تلاحظ أبدًا نقصًا صغيرًا متكررًا.
الخطوة 2: قسّم مبيعات اليوم إلى نقد وآجل
كثيرون يتخطون هذه الخطوة، مع أن كل ما بعدها يعتمد عليها. إجمالي مبيعات اليوم ليس هو النقد المستلم. اليوم الكثير الآجل يبدو سيئًا جدًا في الدرج وعاديًا في الدفاتر، وما لم تفصل بينهما لن تعرف أي يوم كان.
- المبيعات النقدية: المال الذي دخل الدرج فعلًا اليوم.
- الآجل الممنوح اليوم: بضاعة خرجت اليوم دون دفع. هذا بيع ما زال العميل مدينًا لك بقيمته، وليس خسارة.
- البطاقة أو المحفظة الإلكترونية أو التحويل البنكي، إن كنت تقبلها: مبيعات حقيقية لكنها ليست نقدًا، فأبقِها خارج حساب الدرج.
الخطوة 3: اجمع الآجل المحصّل اليوم
عندما يسدد العملاء أرصدة قديمة، فلا علاقة لهذا النقد بمبيعات اليوم. إذا لم تسجّل التحصيلات منفصلة، فهذا المال يجعل اليوم البطيء يبدو مزدحمًا ويخفي أن بيع اليوم كان أقل.
سجّل رقمين كل مساء: الآجل الممنوح اليوم والآجل المحصّل اليوم. قارنهما على مدى أسبوعين وسترى هل دفتر الآجل لديك يكبر أم يصغر. معظم أصحاب المتاجر يشعرون بذلك لكن بلا دليل.
الخطوة 4: احسب ما يجب أن يكون في الدرج
النقد المتوقع حساب بسيط: الفكّة الافتتاحية، زائد المبيعات النقدية، زائد الآجل المحصّل، ناقص كل ما دُفع من الدرج خلال اليوم (مورّد دُفع له نقدًا، بنزين، الصبي الذي أُرسل لإحضار الغداء). هذه المدفوعات هي السبب الكبير الثاني لظهور نقص في الدرج دون أن يكون هناك خطأ. وهي تبقى مسجّلة فقط إذا كتب أحدهم قسيمة ووضعها في الدرج لحظة خروج النقد.
- 1الفكّة الافتتاحية (ثابتة كل صباح)
- 2+ المبيعات النقدية اليوم
- 3+ الآجل المحصّل اليوم
- 4− النقد المدفوع اليوم (المورّد، المصاريف، السحوبات الشخصية)
- 5= ما يجب أن يحتويه الدرج
الخطوة 5: قارن، وتعامل مع الفرق الليلة
النقد المعدود ناقص النقد المتوقع هو الفرق لديك. الفرق الصغير في يوم مزدحم يكون عادةً من خطأ في إرجاع الباقي، ولا يستحق الملاحقة. راقب النمط بدلًا من ذلك. الفرق الصغير الذي يأتي دائمًا في الاتجاه نفسه ليس صدفة. هناك سبب وراءه.
الرقم الوحيد الذي تكتبه كل ليلة
الفرق بين النقد المتوقع والنقد المعدود. المتجر الذي يسجّل هذا الرقم كل يوم سيكتشف أي تسرّب ثابت خلال أسبوعين. والمتجر الذي يعدّ الدرج فقط لن يكتشفه أبدًا، لأن الدرج يختلف كل يوم على أي حال.
لماذا لا يتطابق الحساب؟ الأسباب الأربعة المعتادة
عندما لا تتفق الأرقام، يكون السبب في الغالب أحد هذه:
- اختلطت الفكّة بالإيراد، فيصبح إجمالي كل يوم أعلى بالمبلغ نفسه ولا يلاحظ أحد.
- خرج نقد من الدرج لمورّد أو لمشوار ولم يكتب أحد قسيمة. هذا أكبر سبب منفرد، وليس سرقة.
- سُجّل بيع آجل على أنه بيع نقدي، فينقص الدرج بقيمة البضاعة التي خرجت بالآجل تمامًا.
- سُجّل تحصيل مرتين، مرة كدفعة ومرة كبيع نقدي، فيبدو الدرج سليمًا لكن رصيد العميل خاطئ.
هل تحسب على الورق أم على شاشة البيع؟
الخطوات الخمس كلها تعمل على الورق، ودفتر بخمسة أسطر كل ليلة يكفي متجرًا صغيرًا. لكنك على الورق تجمع الأعمدة في نهاية يوم طويل، وهو الوقت الذي تخطئ فيه الحسابات، ولا ترى نمطًا على مدى شهر دون إعادة قراءة ثلاثين صفحة.
البرنامج يساعد بطريقة محددة: إذا سُجّلت كل عملية بيع مع طريقة دفعها لحظة حدوثها، تكون مجاميع الخطوتين 2 و3 جاهزة عند الإغلاق. الإغلاق النقدي اليومي في NexusTill (تقرير Z) متاح في كل الباقات، بما فيها Starter. يعطيك مجاميع اليوم (الإجمالي، الخصم، الضريبة المحصّلة، المبالغ المستردة) وما يجب أن يكون في الدرج، فلا يبقى يدويًا إلا عدّ المال ومقارنته. النقد الذي يُسحب خلال اليوم ما زال عليك تتبّعه بقسيمة. التقرير يبيّن ما يجب أن يكون موجودًا قبل تلك المدفوعات، وهو الرقم الذي تحتاجه لاكتشافها.
البرنامج لا يمنع خروج النقد. لكنه يُظهر لك الرقم نفسه كل ليلة حتى يتضح النمط، وهو أمر صعب على شخص متعب يحسب في العاشرة ليلًا.
روتين يومي يمكنك تسليمه لشخص آخر
- 1الفكّة نفسها كل صباح، معدودة ومسجّلة قبل أول عملية بيع.
- 2سجّل كل عملية بيع مع طريقة دفعها (نقد، آجل، بطاقة) عند حدوثها، لا لاحقًا.
- 3كل روبية تخرج من الدرج توضع لها قسيمة في الدرج لحظة خروجها.
- 4عند الإغلاق: عُدّ النقد، وسجّل المتوقع والمعدود، واكتب الفرق في مكان واحد.
- 5مرة في الأسبوع، انظر إلى هذه الفروق السبعة معًا. هذا هو حسابك الحقيقي.
عدّ الدرج يخبرك بما لديك. ومعرفة ما يجب أن يكون فيه تخبرك هل هناك خطأ، وهذا الجزء الثاني هو الحساب.
شغّل متجرك على NexusTill مجانًا لمدة 7 أيام
تحصل على المنتج كاملًا، مع الفواتير ودفتر الآجل والمخزون، على بيانات متجرك أنت. بلا بطاقة وبلا رسوم إعداد، لترى إن كان يناسبك قبل أن تدفع.
بقلم فريق NexusTill.