سپلائر کا حساب کیسے رکھیں؟
ہر سپلائر کا ایک الگ صفحہ رکھیں۔ ہر ڈیلیوری کا بل آپ کے واجب الادا میں جمع ہوتا ہے۔ آپ کی ہر ادائیگی اور ہر واپسی جو ڈسٹری بیوٹر قبول کرے، اس میں سے کم ہوتی ہے۔ ہر لائن کے بعد نیا بیلنس لکھیں۔ مہینے میں ایک بار صفحے کو ڈسٹری بیوٹر کی اسٹیٹمنٹ سے ملائیں، اور جو فرق ہو اسے ایک درستی کی لائن سے برابر کریں جس میں وجہ لکھی ہو۔
یہ گاہک کے کھاتے کی طرح ہی چلتا ہے، بس یہاں پیسے آپ نے دینے ہیں۔
سپلائر کے کھاتے کی ہر لائن میں کیا لکھا ہو؟
ہر لائن میں اتنی تفصیل ہو کہ ایک مہینے بعد آپ یا ڈسٹری بیوٹر اس کے پیچھے کا کاغذ ڈھونڈ سکیں:
- تاریخ: جس دن مال آیا یا پیسے گئے، وہ دن نہیں جب آپ نے لکھا۔
- کیا ہوا: ڈیلیوری، ادائیگی، واپسی یا درستی۔
- ڈسٹری بیوٹر کا بل نمبر، یا واپسی کے لیے ڈیبٹ نوٹ کا نمبر۔
- رقم: اس بل، ادائیگی یا واپسی کی پوری رقم۔
- ادائیگی کیسے کی (نقد، بینک ٹرانسفر، چیک، یا JazzCash یا Easypaisa جیسا والیٹ)، پرچی یا ٹرانزیکشن نمبر کے ساتھ۔
- اس لائن کے بعد بیلنس: اب آپ نے کتنا دینا ہے۔
زیادہ تر کاپیوں میں بیلنس کا خانہ نہیں ہوتا، اور اصل کام اسی کا ہے۔ اس کے بغیر "کتنا دینا ہے؟" کا جواب دینے کے لیے پورا صفحہ جوڑنا پڑتا ہے اور آرڈر بکر انتظار کرتا رہتا ہے۔
ڈیلیوری آنے پر کیا لکھیں؟
جس دن مال آئے، بل کا کل وہی لکھیں جو ڈسٹری بیوٹر نے چھاپا ہے۔ اس میں سیلز ٹیکس اور بل پر لگا ایڈوانس انکم ٹیکس بھی شامل ہے، کیونکہ وہ بھی آپ نے ڈسٹری بیوٹر کو دینا ہے۔ اگر آرڈر کا کچھ حصہ نہیں آیا تو صرف وہی لکھیں جو ملا، اور کم آئی چیزیں نوٹ کر لیں تاکہ اگلے بل میں ان کے پیسے دوبارہ نہ لگیں۔
دستخط کرنے سے پہلے کارٹن بل سے ملا لیں۔ دستخط کے بعد پوری ڈیلیوری کے پیسے آپ کے ذمے ہیں، چاہے دو کارٹن کم ہوں۔
واپسی اور میعاد ختم مال سے واجب الادا کیسے کم ہوتا ہے؟
جب مال واپس جائے (میعاد ختم، خراب یا غلط چیز) تو ڈسٹری بیوٹر اس کا ڈیبٹ نوٹ یا کریڈٹ دیتا ہے۔ جس دن مال جائے اسی دن اسے الگ لائن میں نوٹ نمبر کے ساتھ لکھیں اور اس کی رقم بیلنس سے کم کریں۔ ڈسٹری بیوٹر کی دستخط شدہ کاپی سنبھال کر رکھیں، کیونکہ بغیر کاغذ کی واپسی آسانی سے بھول جاتی ہے۔
شروع کرنے سے پہلے جو رقم پہلے سے دینی تھی اس کا کیا کریں؟
پورے سال کے پرانے بل دوبارہ بنانے کی کوشش نہ کریں۔ ڈسٹری بیوٹر سے موجودہ اسٹیٹمنٹ لیں، رقم پر اتفاق کریں، اور اسے پہلی لائن پر ایک بار ابتدائی بیلنس کے طور پر لکھ دیں۔ اس کے بعد ہر بل، ادائیگی اور واپسی اسی وقت لکھیں جب وہ ہو۔
اگر آپ نے ڈسٹری بیوٹر کو پیشگی رقم دی ہوئی تھی تو ابتدائی بیلنس وہ ہے جو ڈسٹری بیوٹر نے آپ کو دینا ہے، یعنی الٹی طرف۔
اپنا کھاتہ ڈسٹری بیوٹر کی اسٹیٹمنٹ سے کیسے ملائیں؟
مہینے میں ایک بار ہر ڈسٹری بیوٹر سے اسٹیٹمنٹ لیں اور اسے اپنے صفحے سے لائن بہ لائن ملا کر نشان لگائیں۔ جب آخری رقمیں مختلف ہوں تو وجہ تقریباً ہمیشہ کوئی ایک لائن ہوتی ہے جو غائب ہے یا مختلف ہے۔ اسے ڈھونڈیں، ڈسٹری بیوٹر سے اس پر اتفاق کریں، اور وجہ کے ساتھ درستی کی لائن لکھیں۔
- 1اسٹیٹمنٹ انہی تاریخوں کی لیں جو آپ کے صفحے پر ہیں۔
- 2جو بل دونوں میں ہوں ان پر نشان لگائیں۔ جو بل اسٹیٹمنٹ میں ہے مگر آپ کے صفحے پر نہیں، وہ ایسی ڈیلیوری ہے جو آپ نے نہیں لکھی، یا جو آپ کو کبھی ملی ہی نہیں۔
- 3ہر ادائیگی پر نشان لگائیں۔ جو ادائیگی آپ کے صفحے پر ہے مگر اسٹیٹمنٹ میں نہیں، وہ ابھی ڈسٹری بیوٹر کے کھاتے میں نہیں پہنچی، اس لیے انہیں پرچی نمبر بھیج دیں۔
- 4ہر واپسی پر نشان لگائیں۔ جس ڈیبٹ نوٹ کا کریڈٹ ڈسٹری بیوٹر نے نہیں دیا، وہ رقم ابھی آپ کو ملنی ہے۔
- 5جو فرق بچے وہ عموماً ریٹ کا فرق یا اسکیم کی رعایت ہوتا ہے۔ رقم پر اتفاق کریں اور وجہ کے ساتھ ایک درستی کی لائن لکھیں۔
پرانی لائن کبھی نہ کاٹیں نہ اس کے اوپر لکھیں۔ اگر کوئی لائن غلط تھی تو ایک درستی کی لائن لکھیں جس میں بتایا ہو کہ کیا غلط تھا۔ صفحے پر غلطی اور اس کی درستی دونوں نظر آئیں گی، اور کوئی نہیں کہہ سکے گا کہ کھاتہ بعد میں بدلا گیا۔
آپ نے کتنا دینا ہے، ایک لائن میں
ڈسٹری بیوٹر کو آپ نے جو دینا ہے وہ ہے: ملنے والے تمام بل، منفی آپ کی تمام ادائیگیاں، منفی وہ تمام واپسیاں جو ڈسٹری بیوٹر نے قبول کیں۔
کیا سپلائر کو ادائیگی دکان کے خرچ میں لکھی جائے؟
نہیں۔ ڈسٹری بیوٹر کو ادائیگی اس مال کی رقم چکاتی ہے جو آپ پہلے ہی لے چکے ہیں۔ اس مال کی لاگت تب گنی جاتی ہے جب وہ بکتا ہے، بل ادا کرنے پر نہیں۔ اگر آپ سپلائر کی ادائیگیاں خرچ کے رجسٹر میں بھی لکھیں تو ایک ہی مال دو بار گنا جاتا ہے اور دکان کا منافع اصل سے کم نظر آتا ہے۔
کرایہ، بجلی اور تنخواہیں خرچ ہیں۔ ڈسٹری بیوٹر کا بل اسٹاک ہے۔ انہیں الگ صفحوں پر رکھیں تو /blog/shop-hisab-kaise-kare والا روزانہ کا حساب ٹھیک نکلتا ہے۔
کسے الگ سپلائر کھاتے کی ضرورت نہیں؟
جو دکان ایک دو سپلائرز سے خریدتی ہے اور مال آتے ہی پوری ادائیگی کر دیتی ہے، اس پر دن کے آخر میں کسی کا کچھ واجب نہیں ہوتا۔ ایسی دکان کے لیے ادا شدہ بلوں کی ایک فائل کافی ہے۔
یہ کھاتہ تب کام کا ہے جب آپ کئی ڈسٹری بیوٹرز سے ادھار پر خریدتے ہیں اور انہیں ہفتہ وار یا ماہانہ ادائیگی کرتے ہیں، اور زیادہ تر کریانہ اسٹور اور فارمیسیاں اسی طرح خریدتی ہیں۔
کیا POS آپ کے لیے سپلائر کا کھاتہ رکھ سکتا ہے؟
ہاں، اگر آپ کی خریداری اسی میں درج ہو۔ NexusTill میں جب آپ کسی خریداری کا مال وصول کرتے ہیں تو اس کی واجب رقم (ٹیکس سمیت) خود بخود اس سپلائر کے کھاتے میں جمع ہو جاتی ہے، اور خریداری کی واپسی اسے کم کر دیتی ہے۔ ادائیگیاں، ایک بار کا ابتدائی بیلنس، اور وجہ کے ساتھ درستیاں آپ خود درج کرتے ہیں۔ ہر ادائیگی میں لکھا ہوتا ہے کہ کیسے ادا کی گئی، اور اس میں پرچی نمبر بھی ڈالا جا سکتا ہے۔
- سپلائرز والی اسکرین دکھاتی ہے کہ آپ نے کل کتنا دینا ہے اور ہر سپلائر کو کتنا۔
- ہر سپلائر کا ایک کھاتہ صفحہ ہے جس میں ہر لائن اور اس کے بعد کا بیلنس ہے۔
- لائنوں میں ترمیم نہیں ہو سکتی اور نہ وہ حذف ہو سکتی ہیں۔ غلط لائن کا جواب ایک درستی ہے، جیسا اوپر بتایا۔
- واجب رقم سے بڑی ادائیگی قبول نہیں ہوتی، اس لیے غلطی سے لگا ایک فالتو صفر کھاتہ خراب نہیں کر سکتا۔
- بیلنس صرف مالک دیکھتا ہے۔ اسٹاک سنبھالنے والا عملہ سپلائرز کی فہرست دیکھتا ہے، رقم نہیں۔
ایک حد: کھاتہ اسی دن سے شروع ہوتا ہے جس دن آپ اسے استعمال کرنا شروع کریں۔ پرانے بل اس میں نہیں جاتے۔ ابتدائی بیلنس آپ ڈسٹری بیوٹر کی اسٹیٹمنٹ سے خود لکھتے ہیں، جیسے کاپی میں لکھتے۔
خریداری اور سپلائر کا کھاتہ Growth اور Scale پلان میں ہیں، Starter میں نہیں۔ Starter پر سپلائر کا حساب اوپر بتائے طریقے سے کاپی میں رکھیں، اور گاہکوں کا حساب NexusTill کے کھاتے میں رکھیں (/blog/pos-with-udhaar-khata)۔ پلان /pricing پر دیکھیں، اور اپنی دکان پر 7 دن آزمائیں۔ کارڈ کی ضرورت نہیں، اور آزمائش ختم ہونے پر کچھ نہیں کٹتا۔
اپنی دکان 7 دن مفت NexusTill پر چلائیں
آپ کو پورا پروڈکٹ ملتا ہے، بلنگ، کھاتہ اور اسٹاک سمیت، آپ کی اپنی دکان کے ڈیٹا پر۔ نہ کارڈ، نہ سیٹ اپ فیس، تاکہ پیسے دینے سے پہلے دیکھ لیں کہ یہ آپ کے کام کا ہے یا نہیں۔
تحریر NexusTill ٹیم.