كيف تمسك حساب المورّد: دفتر لما تدين به للموزّعين

كيف تمسك حساب المورّد؟

خصّص صفحة لكل مورّد. كل توريد يضيف فاتورته إلى ما عليك. وكل دفعة تسدّدها وكل مرتجع يقبله الموزّع يُخصم منه. اكتب الرصيد الجديد بعد كل سطر. ومرة في الشهر، طابق الصفحة مع كشف حساب الموزّع، وسوِّ أي فرق بسطر تصحيح يذكر السبب.

يعمل مثل دفتر العملاء، إلا أنك هنا أنت المدين.

ماذا يجب أن يُظهر كل سطر في دفتر المورّد؟

يحتاج كل سطر إلى تفاصيل تكفي لتجد أنت أو الموزّع الورقة التي خلفه بعد شهر:

• التاريخ: يوم وصول البضاعة أو خروج المال، لا يوم كتابته.
• ما حدث: توريد أو دفعة أو مرتجع أو تصحيح.
• رقم فاتورة الموزّع، أو رقم إشعار المدين في حالة المرتجع.
• المبلغ: المبلغ الكامل لتلك الفاتورة أو الدفعة أو المرتجع.
• طريقة الدفع (نقدًا، أو تحويل بنكي، أو شيك، أو محفظة مثل JazzCash أو Easypaisa)، مع رقم الإيصال أو العملية.
• الرصيد بعد هذا السطر: ما عليك الآن.

معظم الدفاتر تهمل عمود الرصيد، وهو العمود المهم. من دونه، تحتاج الإجابة عن "كم علينا أن ندفع؟" إلى جمع صفحة كاملة بينما ينتظر مندوب الطلبات.

ماذا تكتب عند وصول توريد؟

في يوم وصول البضاعة، اكتب إجمالي الفاتورة كما طبعه الموزّع. ويشمل ذلك ضريبة المبيعات وأي ضريبة دخل مقدّمة على الفاتورة، لأنها أيضًا مستحقة للموزّع. وإذا لم يصل جزء من الطلب، فاكتب ما استلمته فقط ودوّن الأصناف الناقصة، حتى لا تُحسب عليك مرة أخرى في الفاتورة التالية.

طابق الكراتين مع الفاتورة قبل أن توقّع. بعد التوقيع تصبح مدينًا بالتوريد كاملًا، حتى لو نقصت كرتونتان.

كيف تخفّض المرتجعات والبضاعة منتهية الصلاحية ما عليك؟

حين تعود البضاعة (منتهية الصلاحية أو تالفة أو صنفًا خاطئًا)، يعطيك الموزّع إشعار مدين أو رصيدًا دائنًا بقيمتها. اكتبه في سطر مستقل يوم خروج البضاعة، مع رقم الإشعار، واخصم مبلغه من الرصيد. واحتفظ بنسخة الموزّع الموقّعة، لأن المرتجع بلا ورقة يُنسى بسهولة.

وماذا عن المبالغ التي كانت عليك قبل أن تبدأ؟

لا تحاول إعادة بناء فواتير سنة كاملة. اطلب من الموزّع كشف حساب حاليًا، واتفقا على الرقم، واكتبه مرة واحدة رصيدًا افتتاحيًا في السطر الأول. ومن بعدها اكتب كل فاتورة ودفعة ومرتجع في وقت حدوثه.

وإذا كنت قد دفعت للموزّع مقدّمًا، فالرصيد الافتتاحي هو ما يدين به الموزّع لك، أي في الاتجاه المعاكس.

كيف تطابق دفترك مع كشف حساب الموزّع؟

مرة في الشهر، اطلب من كل موزّع كشف حساب وضع علامة على كل سطر يطابق صفحتك. وحين يختلف الرصيد الختامي، يكون السبب في الغالب سطرًا واحدًا ناقصًا أو مختلفًا. ابحث عنه، واتفق عليه مع الموزّع، واكتب سطر تصحيح بالسبب.

1. 1اطلب الكشف عن الفترة نفسها التي تغطيها صفحتك.
2. 2ضع علامة على كل فاتورة موجودة في الاثنين. الفاتورة الموجودة في الكشف وغير الموجودة في صفحتك هي توريد لم تكتبه، أو توريد لم تستلمه أصلًا.
3. 3ضع علامة على كل دفعة. الدفعة الموجودة في صفحتك وغير الموجودة في الكشف لم تصل إلى دفاتر الموزّع بعد، فأرسل له رقم الإيصال.
4. 4ضع علامة على كل مرتجع. إشعار المدين الذي لم يقيّده الموزّع لصالحك هو مال ما زال مستحقًا لك.
5. 5ما يبقى يكون عادة فرقًا في السعر أو خصمًا من عرض ترويجي. اتفقا على الرقم واكتب سطر تصحيح واحدًا بالسبب.

لا تشطب سطرًا قديمًا ولا تكتب فوقه أبدًا. إذا كان سطر خاطئًا، فأضف سطر تصحيح يذكر الخطأ. تُظهر الصفحة حينها الخطأ وتصحيحه معًا، ولا يستطيع أحد أن يقول إن الدفتر عُدّل لاحقًا.

هل تُسجَّل الدفعة للمورّد ضمن مصروفات المتجر؟

لا. الدفع للموزّع يسدّد مالًا عليك أصلًا ثمنًا لبضاعة. وتُحسب تكلفة تلك البضاعة عند بيعها، لا عند دفع الفاتورة. وإذا سجّلت دفعات المورّد في سجل المصروفات أيضًا، تُحسب البضاعة نفسها مرتين ويبدو المتجر أقل ربحًا مما هو عليه.

الإيجار والكهرباء والرواتب مصروفات. أما فاتورة الموزّع فهي مخزون. احفظ كلًّا منها في صفحة مستقلة، فيخرج الحساب اليومي في /blog/shop-hisab-kaise-kare صحيحًا.

من لا يحتاج إلى دفتر مورّدين مستقل؟

المتجر الذي يشتري من مورّد أو اثنين ويدفع كامل المبلغ عند وصول البضاعة لا يدين لأحد بشيء في نهاية اليوم. ويكفيه ملف للفواتير المدفوعة.

يستحق الدفتر عناءه حين تشتري بالآجل من عدة موزّعين وتدفع لهم أسبوعيًا أو شهريًا، وهكذا تشتري معظم متاجر البقالة والصيدليات.

هل يستطيع نظام POS أن يمسك دفتر المورّد عنك؟

نعم، إذا كانت مشترياتك تمرّ عبره. في NexusTill، حين تستلم بضاعة على أمر شراء، يُضاف المبلغ المستحق عنها (شاملًا الضريبة) إلى دفتر ذلك المورّد تلقائيًا، ويخفّضه مرتجع الشراء. وأنت تسجّل الدفعات، والرصيد الافتتاحي مرة واحدة، والتصحيحات مع السبب. وكل دفعة تحفظ طريقة الدفع ويمكن أن تحمل رقم الإيصال.

• تعرض شاشة المورّدين ما عليك إجمالًا ولكل مورّد.
• لكل مورّد صفحة دفتر فيها كل سطر والرصيد بعده.
• لا يمكن تعديل الأسطر أو حذفها. السطر الخاطئ يُعالج بتصحيح، كما سبق.
• تُرفض الدفعة التي تزيد على ما عليك، فلا يُفسد صفر زائد كُتب خطأً الدفتر.
• المالك وحده يرى الأرصدة. الموظفون الذين يديرون المخزون يرون قائمة المورّدين لا المبالغ.

حدّ واحد: يبدأ الدفتر من يوم بدء استخدامه. الفواتير القديمة لا تدخل فيه. تكتب الرصيد الافتتاحي من كشف حساب الموزّع، كما تفعل في الدفتر الورقي.

المشتريات ودفتر المورّدين متاحة في باقتي Growth وScale، وليست في Starter. على Starter، أمسك دفتر المورّدين ورقيًا بالطريقة المذكورة أعلاه، وأمسك جانب العملاء في دفتر الآجل في NexusTill (/blog/pos-with-udhaar-khata). قارن الباقات في /pricing، وجرّبه على متجرك 7 أيام. لا حاجة إلى بطاقة، ولا يُخصم شيء عند انتهاء التجربة.

بقلم فريق NexusTill.