دفتر آجل رقمي مع المخزون: لماذا يجب أن يجتمع الآجل والمخزون

هل يستطيع دفتر الآجل الرقمي تتبّع المخزون أيضًا؟

تطبيق دفتر الآجل وحده لا يستطيع. فهو يسجّل مبلغًا بالروبية أمام اسم العميل ولا يرى الأصناف أبدًا، فلا يوجد ما يُطرح من الرف. لتتبّع الاثنين، يجب أن يكون البيع الآجل بيعًا حقيقيًا بأصنافه: تُسجَّل البضاعة، ويُخصم المخزون، ويُضاف المبلغ إلى رصيد العميل في خطوة واحدة. هذا نظام POS فيه دفتر آجل مدمج. يفعل NexusTill ذلك في كل الباقات، بما فيها Starter بسعر Rs 2,999 شهريًا، مع المخزون وتنبيهات انخفاضه.

ما الذي يختل عندما يُفصل الآجل عن المخزون؟

لنفترض أن ثلث مبيعاتك بالآجل، وهذا شائع في محل البقالة. إذا كانت هذه المبيعات مجرد مبالغ في تطبيق دفتر الآجل، فلا يعلم نظام المخزون بها أبدًا. وما زال يعدّ بضاعة بعتها قبل ثلاثة أسابيع. هذه الفجوة الواحدة تسبب عدة مشكلات تتراكم:

• عدّ المخزون يظهر أعلى من الحقيقة. النظام يقول اثنا عشر كيس دقيق ولديك أربعة. تنبيه انخفاض المخزون لا يعمل لأن كل شيء على الورق سليم.
• تعيد الطلب بناءً على ذلك الرقم الخاطئ. تفوتك الأصناف التي نفدت فعلًا، وتطلب أشياء موجودة في المخزن الخلفي.
• إجمالي مبيعات يومك يعرض النقد فقط، فيبدو اليوم العادي الكثير الآجل يومًا سيئًا.
• لا يمكنك معرفة ربح ذلك الثلث من عملك، لأن تكلفة الشراء لم تُربط بتلك المبيعات قط.

التصحيح يدوي. على أحدهم أن يمر على الرفوف ويعدّ ويصحح الأرقام. وهذه مهمة تُؤجَّل في الأسبوع المزدحم، ثم تُؤجَّل مرة أخرى.

البيع الآجل حركة مخزون لم تُدفع قيمتها بعد

عندما يأخذ أحمد ستة أكياس دقيق بالآجل، يخرج الدقيق من متجرك تمامًا كما لو دفع نقدًا. الفرق الوحيد هو مكان المال: في جيبه بدل درجك. موعد دفعه لا علاقة له بخروج البضاعة.

البرنامج الجيد يعامل البيع والدفع كحدثين منفصلين. البيع يحرّك المخزون وينشئ الرصيد. والدفع، متى جاء، يسدد الرصيد ولا يغيّر شيئًا آخر. بهذا يبقى قيد واحد صحيحًا للرفوف وللذمم المدينة معًا.

ماذا تكسب عندما يجتمع الآجل والمخزون في قيد واحد؟

البيع لا يستغرق وقتًا أطول. ما زلت تضيف الأصناف، وتختار الآجل، وتسلّم البضاعة. وبعدها تستطيع الإجابة عن أسئلة لم تكن تستطيعها:

• تنبيهات انخفاض المخزون تحسب ما خرج بالآجل، فتعمل عندما ينخفض المخزون فعلًا.
• رصيد مفصّل ومؤرّخ لكل عميل، فيمكن مراجعة أي مبلغ متنازع عليه سطرًا سطرًا.
• إجمالي يومي حقيقي يجمع النقد والآجل، ويخبرك إن كان اليوم جيدًا.
• ربح المبيعات الآجلة، لأن كل سطر يحمل تكلفته مع سعر بيعه.
• قائمة إعادة طلب مبنية على ما يوجد فعلًا على الرف، فيكون الرف ممتلئًا في اليوم الذي يريده فيه العميل.

لماذا يهم هذا أكثر في الصيدلية

في محل البقالة، الفصل يهدر المال. وفي الصيدلية الأمر أسوأ، لأن الدواء له تاريخ انتهاء: التشغيلة التي تظن أنها ما زالت لديك تشغيلة لا تبيعها قبل انتهائها. يتتبّع NexusTill تشغيلات الصيدلية وتواريخ انتهائها في باقة Growth. أما المخزون العام وتنبيهات انخفاضه ففي كل الباقات، بما فيها Starter.

كيف تبدأ دون عدّ المتجر كله؟

لا تحتاج إلى عدّ افتتاحي كامل لكل صنف. ابدأ بالأصناف المهمة وأضف الباقي مع المشتريات:

1. 1أدخل الأصناف سريعة البيع أولًا، وهي نحو ثلاثين صنفًا تصنع معظم مبيعاتك. عُدّها بدقة، لأن الأرقام الخاطئة فيها هي التي تكلّفك.
2. 2أضف عملاء الآجل الدائمين برصيدهم المستحق اليوم كمبلغ افتتاحي.
3. 3من الغد، أصدر فاتورة لكل عملية بيع، نقدًا أو آجلًا، من شاشة البيع نفسها. هذه هي العادة الوحيدة التي يجب أن تتغير.
4. 4أضف الأصناف البطيئة عند وصولها في الشراء التالي، بدل عدّ المتجر كله في أمسية واحدة.
5. 5بعد أسبوعين، عُدّ ثلاثة أصناف سريعة البيع وقارنها بالنظام. إذا تطابقت، فالربط يعمل.

هل تحتاج إلى هذا فعلًا؟

إذا كنت لا تحتفظ بمخزون تقريبًا، أو تراه كله من مكانك، فنظام المخزون يحل مشكلة ليست لديك، وتطبيق دفتر آجل مجاني أنسب لك من رسوم شهرية. ربط الآجل بالمخزون يستحق كلفته عندما تحمل أصنافًا أكثر من أن تحفظها في ذاكرتك، وتمنح آجلًا بقدر يجعل الفرق بين الرف والعدّ مالًا حقيقيًا.

يحفظ NexusTill دفتر الآجل والمخزون في القيد نفسه. البيع الآجل يخصم البضاعة، ويضيف رصيدًا مؤرخًا للعميل، ويظهر في إجمالي يومك الحقيقي. ويصدر الفواتير دون اتصال، فانقطاع الشبكة لا يوقف شيئًا. التجربة لمدة 7 أيام لا تحتاج إلى بطاقة للبدء ولا تتحول إلى باقة مدفوعة من تلقاء نفسها. في نهايتها، عُدّ بعض الرفوف وانظر هل تتطابق الأرقام.

خرجت البضاعة من المتجر. أما هل جاء المال معها فسؤال آخر، والبرنامج الذي لا يفرّق بينهما يخطئ في الاثنين.

بقلم فريق NexusTill.