ما سجل مصروفات المتجر؟
سجل مصروفات المتجر قائمة بكل دفعة يدفعها المتجر ليستمر في العمل (الإيجار والكهرباء والغاز والرواتب والنقل والتغليف والإصلاحات)، تُكتب يوم دفعها مع التاريخ ونوع المصروف والمبلغ وطريقة الدفع. ولا يشمل المخزون الذي تشتريه لتبيعه ولا المال الذي تأخذه إلى البيت. وفي آخر الشهر يُظهر بالضبط كم كلّف إبقاء المتجر مفتوحًا.
يقف بجانب الدفاتر الأخرى التي يمسكها المتجر: المبيعات أو إقفال الصندوق للمال الداخل، ودفتر الآجل (الخاتا) للبيع بالآجل، ودفتر المورّدين لما عليك للموزّع. وإذا كنت تُعدّ هذه أيضًا، فإن /blog/shop-hisab-kaise-kare يشرح الحساب اليومي.
ما الذي يدخل في السجل، وما الذي لا يدخل؟
تكاليف تشغيل المتجر فقط. المخزون المشترى لإعادة البيع يذهب إلى دفتر المشتريات أو المورّدين، والمال المأخوذ إلى البيت من مسحوبات المالك، والسلفة للموظف قرض عليه. إذا أدخلت أيًّا من هذه في سجل المصروفات، يبدو تشغيل المتجر أغلى مما هو، ويبدو ربح الشهر أصغر.
- يدخل: الإيجار، والكهرباء، والغاز، والماء، والرواتب والأجور، والهاتف والإنترنت، والأكياس والتغليف، وأجرة الريكشا أو الحمّال، والإصلاحات، والتنظيف، ووقود المولّد، ورسوم السوق أو الجمعية التجارية.
- لا يدخل: قسط الكميتي (جمعية ادخار). فهذا ادخارك.
- لا يدخل: المخزون المشترى لإعادة البيع. فهذا مشتريات.
- لا يدخل: المال المأخوذ للبيت. مصروف البيت يُقتطع من الربح.
- لا يدخل: السلفة للعامل. فهي مستردّة، ولا تصبح راتبًا إلا حين تخصمها.
- لا يدخل: سداد أصل القرض. ينقص الدَّين، لكنه ليس تكلفة تشغيل.
كيف تكتب قيد مصروف واحد؟
يحتاج كل قيد إلى خمسة أشياء: التاريخ، والفئة، والمبلغ، وطريقة الدفع، وملاحظة قصيرة مثل رقم الفاتورة أو لمن دُفع. اكتبه في يوم خروج المال نفسه. المصروف المؤجَّل إلى المساء يُنسى غالبًا، والمؤجَّل إلى آخر الشهر يُنسى دائمًا تقريبًا.
- 1التاريخ: يوم خروج المال، لا يوم وصول الفاتورة.
- 2الفئة، من قائمة قصيرة ثابتة: إيجار، كهرباء، غاز، رواتب، نقل، تغليف، إصلاحات، أخرى.
- 3المبلغ: الروبيات المدفوعة بالضبط.
- 4طريقة الدفع: نقدًا من الدرج، أو نقدًا من جيبك، أو JazzCash أو Easypaisa، أو البنك.
- 5ملاحظة: رقم الفاتورة أو المرجع، أو لمن دُفع ("الحمّال، توريد يوم الاثنين").
اجعل الفئات قليلة وثابتة كل شهر. ثماني فئات لا تتغير تخبرك أكثر من ثلاثين فئة متبدّلة: "بجلي" و"كهرباء" و"WAPDA" في ثلاثة أشهر مختلفة لا يمكن جمعها.
كيف تتعامل مع الإيجار والكهرباء والراتب التي تأتي مرة في الشهر؟
اكتب كل فاتورة شهرية في السجل يوم تدفعها، بالمبلغ الكامل. لا تقسّمها على الأيام داخل السجل. وإذا أردت رقمًا يوميًا لحساب ربح اليوم، فاقسم إجمالي الشهر على عدد أيام فتح المتجر. هذا حساب تستخرجه من السجل، وليس قيدًا فيه.
احتفظ بالفاتورة الورقية، أو بصورة لها، مع القيد. فاتورة الكهرباء وإيصال الإيجار وسجل الرواتب تثبت الرقم المكتوب في السجل، وهي أول ما يطلبه أي شخص يراجع حساباتك.
هل سلفة الموظف مصروف؟
لا. السلفة مال يدين به العامل للمتجر حتى تُخصم من راتبه. اكتبها في قائمة سلف مستقلة مع اسم العامل والتاريخ والمبلغ. وفي يوم الراتب، ادفع الراتب ناقص السلفة وسجّل الراتب كاملًا مصروفًا. بذلك تُسوّى السلفة وتُحسب مرة واحدة فقط.
إذا سجّلت السلفة مصروفًا ثم سجّلت الراتب كاملًا أيضًا، تزيد مصروفات ذلك الشهر بقدر السلفة. وإذا غادر العامل دون أن يردّها، فسجّلها حينها مصروفًا، مرة واحدة، مع ملاحظة.
هل تُدفع المصروفات من الدرج؟
التكاليف اليومية الصغيرة تُدفع منه غالبًا، ولا بأس بذلك ما دام كل منها يُكتب لحظة خروج النقود من الدرج. وإلا خرج إقفال الصندوق مساءً ناقصًا دون سبب تجده. أما الفواتير الكبيرة مثل الإيجار والرواتب وفاتورة الكهرباء فالأفضل دفعها من عهدة نقدية منفصلة أو من البنك، ليبقى الدرج سجلًا للمبيعات.
ضع في الدرج قصاصة لكل روبية تخرج منه، مع المبلغ والغرض. وعند الإغلاق تدخل القصاصات في السجل ويتوازن الدرج.
كيف تراجع السجل في آخر الشهر؟
اجمع كل فئة للشهر وضع المجاميع بجانب مجاميع الشهر الماضي. معظم التسرّب يظهر في فئة واحدة تكبر ببطء (النقل أو الإصلاحات أو "أخرى") لا في دفعة واحدة كبيرة. ثم اطرح إجمالي مصروفات الشهر من إجمالي ربح الشهر لترى ما كسبه المتجر فعلًا.
- أي فئة كبرت، وهل تعرف السبب؟
- كم ذهب تحت "أخرى"؟ إذا كان كبيرًا، فهو يحتاج إلى فئة خاصة.
- هل تطابق الرواتب في السجل ما دفعته فعلًا، بما فيها السلف؟
- هل كل فاتورة دفعتها هذا الشهر موجودة في السجل مع ورقتها؟
هل يمكن للبرنامج أن يمسك السجل، ومن لا يحتاج إليه؟
يساعد البرنامج حين يكون هو المكان الذي تسجّل فيه المبيعات أصلًا، لأن المصروفات والمبيعات تجتمع حينها في رقم ربح دون دفتر ثانٍ. ولا يساعد إذا لم يُدخل أحد المصروف يوم دفعه. والمتجر الصغير الذي يدفع بضع فواتير في الشهر، ويديره شخص واحد يكتب كل شيء، يستطيع مسك هذا السجل في صفحة دفتر واحدة أو جدول بيانات. ويقارن /blog/excel-vs-pos-software-pakistan بين الطريقتين.
في NexusTill، شاشة المصروفات متاحة في كل الباقات، بما فيها Starter. يُحفظ كل مصروف مع فئته ومبلغه وتاريخه وطريقة دفعه وملاحظة قصيرة، وإذا كان للمتجر أكثر من فرع، فالفرع الذي صرفه. اختر فئة أو فترة زمنية، فتعرض الشاشة عدد المصروفات وإجماليها ومتوسطها للأسطر الظاهرة في القائمة.
في Growth، تطرح شاشة التحليلات المصروفات التي تسجّلها من إجمالي ربح مبيعاتك، فيكون صافي الشهر جاهزًا دون آلة حاسبة. وفي Scale، مع المحاسبة بالقيد المزدوج، تُرحَّل المصروفات إلى الدفاتر تلقائيًا. والحدّ هنا أن الأرقام لا تكتمل إلا بقدر اكتمال القيود. المصروف المدفوع من جيبك ولم يُدخل أبدًا لا يراه أي برنامج.
اطّلع على ما تتضمنه كل باقة في /pricing، وجرّبه على متجرك 7 أيام. لا حاجة إلى بطاقة، ولا يُخصم شيء عند انتهاء التجربة.
شغّل متجرك على NexusTill مجانًا لمدة 7 أيام
تحصل على المنتج كاملًا، مع الفواتير ودفتر الآجل والمخزون، على بيانات متجرك أنت. بلا بطاقة وبلا رسوم إعداد، لترى إن كان يناسبك قبل أن تدفع.
بقلم فريق NexusTill.