تطبيق دفتر آجل يقوم بالفوترة أيضًا: لماذا يجب أن يكون دفترًا واحدًا

هل يوجد تطبيق لدفتر الآجل يقوم بالفوترة أيضًا؟

نعم. نظام POS الذي فيه دفتر آجل مدمج يقوم بالأمرين. تُكمل عملية البيع الآجل على شاشة البيع مثل أي بيع آخر، ويتحدّث رصيد العميل من القيد نفسه. أما تطبيق دفتر الآجل وحده فيسجل المبلغ المستحق دون ما بيع، فلا يستطيع خصم المخزون ولا إصدار إيصال. ونظام POS الذي يضم دفتر الآجل يسجل الأصناف، ويطبع الإيصال، ويخصم المخزون، ويضيف المبلغ إلى رصيد العميل، كل ذلك من قيد واحد. يعمل NexusTill بهذه الطريقة في كل الباقات، بما فيها Starter بسعر Rs 2,999 شهريًا.

لماذا ينتهي الأمر بمعظم المتاجر إلى استخدام تطبيقين؟

يحدث ذلك على مراحل. أولًا يصبح دفتر الآجل الورقي متعبًا: صفحات ممزقة، وتواريخ باهتة، ومجاميع لا يثق بها أحد. فيحل تطبيق دفتر الآجل مشكلة الديون، ويفيد فعلًا. ثم يكبر المتجر. ينفد المخزون دون إنذار، ويطلب عميل فاتورة صحيحة، ويبدأ شخص ثانٍ العمل على الكاونتر. لا شيء من ذلك مشكلة ديون، فيأتي برنامج فوترة ليقف بجانب تطبيق الآجل.

والآن تُسجَّل كل عملية بيع آجل مرتين، لأن التطبيقين لا يتشاركان أي شيء.

ماذا يسجل تطبيق دفتر الآجل، وماذا يفوته؟

يسجل تطبيق دفتر الآجل مبلغًا بالروبية مقابل اسم العميل، مع التاريخ. ولتتبع الديون وحدها هذا يكفي: فهو صغير وسريع وسهل الشرح. لكنه لا يسجل ما بيع، ولا بأي سعر، ولا من أي مخزون. لذا يمكنه أن يخبرك أن أحمد مدين بمبلغ Rs 4,200، لكنه لا يخبرك أن هذا المبلغ كان ستة أكياس دقيق وعلبتي سمن، ولا يستطيع خصمها من مخزون رفوفك.

• يحفظ رصيدًا مؤرخًا لكل عميل، وهو أدق من الورق.
• لا يحتوي على تفاصيل الأصناف، فلا يوجد ما يُطبع كإيصال، ولا ما تعرضه حين يعترض العميل على المبلغ.
• لا يمس المخزون، فيبتعد عدد ما على الرفوف عن الحقيقة مع كل بيع آجل.
• لا يعرف سعر التكلفة، فلا يستطيع أن يخبرك إن كان بيع Rs 4,200 ذاك قد حقق ربحًا.

لماذا يكون الآجل والفوترة دفترًا واحدًا؟

في البيع الآجل تخرج البضاعة من المتجر، ويُتفق على السعر، ولا يدخل الدرج أي نقد. لهذا الحدث الواحد أثران بالحجم نفسه وفي اللحظة نفسها: ينقص المخزون ويزيد المبلغ المستحق لك. وإذا وزعتهما على تطبيقين حصلت على سجلين قد يختلفان، وغالبًا يختلفان بنهاية الأسبوع.

أكثر صور عدم التطابق شيوعًا: تُسجَّل عملية البيع في تطبيق الآجل لأنه مكان متابعة المال، لكنها لا تُفوتر أبدًا لأن العميل غادر دون إيصال. ذممك المدينة صحيحة، لكن مخزونك مختلف عن الحقيقة بستة أكياس دقيق، وتكتشف ذلك بعد ثلاثة أسابيع حين تعيد طلب شيء موجود عندك.

ما الذي يتغير عندما يكون البيع الآجل وحركة المخزون قيدًا واحدًا؟

طريقة البيع تبقى كما هي. تسلّم البضاعة وتقول "سجّلها". ما يتغير هو ما يستطيع المتجر إخبارك به بعد ذلك:

• رصيد كل عميل مفصّل. حين يقول أحدهم "لم يكن بهذا القدر"، يمكنك أن تريه عمليات البيع الأربع التي تكوّن المبلغ مع تواريخها، فيأخذ الحديث مسارًا مختلفًا.
• يشمل عدد مخزونك المبيعات الآجلة، فتكون قائمة انخفاض المخزون دقيقة بدل أن تُظهر دائمًا أكثر مما لديك.
• إجمالي يومك هو الإجمالي الحقيقي، النقد مع الآجل، وليس ما في الدرج فقط.
• ترى الربح في المبيعات الآجلة، لأن الأصناف وتكلفتها مسجلة مع المبلغ.
• عند الإغلاق تطابق رقمًا واحدًا مع الدرج بدل مطابقة تطبيقين يدويًا.

لماذا يهم الإيصال إلى هذا الحد؟

قيد دفتر الآجل هو كلمتك أنت. أما الإيصال المطبوع بالأصناف والتاريخ فهو سجل يحمله كل منك ومن العميل. ومعظم خلافات البيع الآجل سببها أن شخصين يتذكران مشتريات شهر من الأشياء الصغيرة بشكل مختلف، لا عدم الأمانة. والفاتورة المفصلة تعني أن أحدًا لا يحتاج إلى التذكر.

هل يجب أن أتوقف عن استخدام تطبيق دفتر الآجل لأفعل ذلك؟

ليس في اليوم الأول، ولا ينبغي ذلك. انقل أرصدتك المستحقة الحالية كمبالغ افتتاحية، وسجّل المبيعات الجديدة في مكان واحد فقط، واترك التطبيق القديم للاطلاع فقط لبضعة أسابيع كمرجع. أنت تتفق على رقم اليوم بدل نقل التاريخ كله.

1. 1اكتب ما يدين به كل عميل آجل دائم اليوم. انقل هذا الرقم، لا تاريخه.
2. 2أضف هؤلاء العملاء مع أرصدتهم كمبالغ افتتاحية. في معظم المتاجر هذا نحو عشرين اسمًا وعشر دقائق.
3. 3من الغد، أصدر فاتورة كل بيع آجل على شاشة البيع بالأصناف والسعر والعميل، وتوقف عن الكتابة في التطبيق القديم.
4. 4سجّل الدفعات على العميل عند وصولها، فينخفض الرصيد من تلقاء نفسه.
5. 5بعد أسبوعين، طابق بعض الأرصدة مع تطبيقك القديم. إذا تطابقت، فتوقف عن فتحه.

متى يبقى تطبيق دفتر الآجل وحده الخيار الصحيح؟

إذا كان مخزونك شبه معدوم، ولا تطبع إيصالات أبدًا، ولا تبيع شيئًا تهم فيه التكلفة، ويتولى شخص واحد كل شيء، فتطبيق دفتر الآجل مناسب لك، ونظام POS أكثر مما تحتاج. والمجاني سعر عادل لمشكلة صغيرة. الانتقال إلى POS يستحق حين يصبح لديك مخزون ينفد، أو موظفون يحتاجون إلى رؤية الدفتر نفسه، أو عميل يطلب فاتورة.

إذا كان هذا وضع متجرك، فإن NexusTill يسجل البيع الآجل وحركة المخزون في قيد واحد، ويحفظ لكل عميل رصيدًا جاريًا مؤرخًا مع تذكيرات بالبريد الإلكتروني، ويطبع إيصالًا سريعًا وفاتورة ضريبية صحيحة من عملية البيع نفسها. ويعمل دون اتصال، فلا يعيدك انقطاع الإشارة إلى الدفتر الورقي. التجربة مدتها 7 أيام، ولا تحتاج إلى بطاقة للبدء، ولا تتحول إلى باقة مدفوعة من تلقاء نفسها، فيمكنك أن تمرر عبرها أسبوعًا من مبيعاتك الآجلة الحقيقية وترى إن كان إغلاق المتجر يستغرق وقتًا أقل.

بقلم فريق NexusTill.