انتهاء صلاحية الأدوية في الصيدلية: تتبّعها بالتشغيلة وأرجعها في الوقت المناسب

لماذا يكلّف انتهاء صلاحية الأدوية الصيدلية كل هذا؟

المخزون منتهي الصلاحية لا يُباع، وبعد حدّ معيّن لا يُرجَع أيضًا. كل علبة تبلغ تاريخها على رفّك دُفع ثمنها كاملًا وتُشطب الآن كاملة. ولا تظهر أبدًا كسرقة أو نقص في الدُّرج عند التسوية، لذا يسهل ألا تنتبه لها حتى تتراكم.

وهي أيضًا خطر قانوني. بيع دواء منتهي الصلاحية مخالفة بموجب قانون الأدوية Drugs Act 1976، ومفتشو الأدوية يغلقون الصيدليات بسببه فعلًا. لذلك للمهمة شقّان: ألا يعبر شريط منتهي الصلاحية نقطة البيع أبدًا، وأن تكتشف المخزون الذي يقترب من الانتهاء مبكرًا بما يكفي لتتصرّف.

ما الفرق بين FEFO وFIFO في الصيدلية؟

FIFO تعني الوارد أولًا يُصرف أولًا: تبيع المخزون الذي وصل أولًا. وFEFO تعني الأقرب انتهاءً يُصرف أولًا: تبيع التشغيلة التي تنتهي صلاحيتها أولًا، أيًّا كان وقت وصولها. على الصيدلية أن تستخدم FEFO، لأن الشحنة الأحدث قد تحمل تاريخ انتهاء أقرب من المخزون الموجود على الرف.

يحدث هذا أكثر مما يظن الناس. يصرّف الموزّع تشغيلة قديمة في طلبك الثاني، فتصبح العلبة في مقدمة الرف أبعد انتهاءً من التي خلفها. FIFO يبيع العلبة الخطأ؛ وFEFO يتبع التاريخ المطبوع على الشريط.

كيف تسجّل التشغيلة وتاريخ الانتهاء عند وصول المخزون؟

سجّل رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء لكل سطر في يوم وصول الشحنة، قبل وضعها على الرف. إذا جاء سطر واحد في الفاتورة على تشغيلتين، فسجّلهما تشغيلتين بتاريخين. كمية واحدة بتاريخ واحد للاثنتين هي الطريقة التي يفوتك بها تاريخ انتهاء.

• طابق رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء على العلبة مع فاتورة الموزّع، سطرًا بسطر.
• قسّم السطر إلى تشغيلات منفصلة إذا حملت العلب أرقامًا أو تواريخ مختلفة.
• احفظ اسم الموزّع مع كل تشغيلة، لأنه من ستُرجعها إليه.
• ضع العلبة الأقرب انتهاءً في مقدمة الرف، لتصل إليها اليد عند نقطة البيع أولًا.

في NexusTill تُنشأ تشغيلات الصيدلية فقط من شاشة استلام البضائع (Receive goods)، حيث لكل سطر صفوف تشغيلاته (رقم التشغيلة، وتاريخ الانتهاء، والكمية). يمكن أن يصل سطر واحد من الشحنة على عدة تشغيلات، ولأن أحدًا لا يُدخل التشغيلات يدويًا لاحقًا، يطابق سجل التشغيلات ما وصل فعلًا.

متى تُرجع الأدوية قريبة الانتهاء إلى الموزّع؟

أرجع الأدوية قريبة الانتهاء ما دام الموزّع يمنح عنها رصيدًا كاملًا، وهذا يكون عادةً قبل تاريخ الانتهاء بوقت طويل. كثير من الموزّعين يقبلون المرتجعات بمقياس متدرّج: رصيد كامل حين يكون الانتهاء بعيدًا، وخصم كلما اقترب، ولا شيء في النهاية. تختلف الشروط من موزّع لآخر، فاسأل موزّعك ودوّنها.

لذلك لا تكفي قائمة "تنتهي قريبًا" البسيطة. تقرير قرب الانتهاء في NexusTill يضع كل تشغيلة في واحدة من أربع فئات: رصيد كامل، أو تُطبَّق رسوم، أو فات أوان الإرجاع، أو منتهية الصلاحية. كل فئة تعرض قيمة المخزون بالروبية، والتشغيلات القابلة للإرجاع تأتي أولًا، فأعلى التقرير هو ما تحزمه هذا الأسبوع. ويُصدَّر بصيغة CSV أو PDF لمندوب الموزّع.

عند إرجاع المخزون، اذكر التشغيلة في المرتجع. إشعار الدائن من الموزّع يذكر تشغيلة، والمرتجع الذي يقول فقط "20 من Amoxil" لا يمكن مطابقته معه بعد ستة أسابيع. مرتجع المورّد في NexusTill يأخذ المخزون من التشغيلة التي تحدّدها بالضبط، لا من أي تشغيلة تنتهي أولًا.

ماذا تفعل بالأدوية التي انتهت صلاحيتها؟

أزِلها عن الرف في اليوم نفسه، وافصلها عن المخزون القابل للبيع، وسجّلها كمشطوبة أو مُرجَعة. وإلى أن تسجّلها، سيظل نظامك يعدّها مخزونًا قابلًا للبيع، وتبقى أرقام قرب الانتهاء خاطئة.

عند نقطة البيع، يبيع NexusTill من التشغيلة الأقرب انتهاءً ويتخطّى أي تشغيلة تجاوزت تاريخها. إذا لم يبقَ إلا مخزون منتهي الصلاحية، ترفض شاشة البيع العملية وتذكر اسم الدواء، ليعرف من على نقطة البيع ما يجب سحبه. وإذا كان لدواء مخزون صالح وآخر منتهٍ، لا تبيع شاشة البيع أكثر من الكمية الصالحة، ولا يغيّر تجاوز المدير ذلك. شطب التشغيلة المنتهية يزيل المنع.

كيف تعرف من اشترى تشغيلة تم سحبها؟

لا يمكن معرفة ذلك إلا إذا سجّل كل بيع التشغيلة التي خرج منها. عندها يصبح السحب قائمة: العملاء الذين استلموا تلك التشغيلة، وأرقام هواتفهم، وكم بقي على رفّك لتسحبه، وكم ذهب إلى زبائن عابرين لا يمكنك الاتصال بهم.

الرقم الأخير هو الأهم. إذا ذهب معظم التشغيلة المسحوبة إلى زبائن عابرين، فلن تصلهم المكالمات، لكن إعلانًا عند نقطة البيع سيصلهم. تتبّع السحب في NexusTill يعرض الأرقام الثلاثة لأي تشغيلة، لأن كل سطر مبيع يسجّل تشغيلته أصلًا.

هل يمكن تتبّع انتهاء صلاحية الأدوية بسجل ورقي بدل البرنامج؟

نعم، إذا كانت الصيدلية صغيرة: نقطة بيع واحدة، وتشكيلة أدوية محدودة، ومالك واحد يراجع الرفوف كل شهر، وموزّع أو اثنان. خصّص صفحة لكل شهر واكتب كل تشغيلة تحت الشهر الذي تنتهي فيه. الطريقة بطيئة، لكنها تنجح إذا قرأها أحد.

يبدأ السجل الورقي بالفشل عندما تغيّر المبيعات والمرتجعات والشحنات الجديدة الكميات أسرع مما يحدّث أحد الصفحة، أو عندما يعمل أكثر من شخص على نقطة البيع. عندها يُظهر ما كان لديك بدل ما لديك الآن، ويبدأ البرنامج في تغطية تكلفته.

• إذا كنت تحتاج فقط إلى فوترة سريعة ودفتر الآجل (khata) وعدّ للمخزون دون تواريخ انتهاء على مستوى التشغيلة، فباقة Starter من NexusTill (Rs 2,999 شهريًا) تكفي. التشغيلات وتواريخ الانتهاء تبدأ من Growth (Rs 6,999 شهريًا).
• إذا كنت تحتاج إلى فحص التداخلات الدوائية أو الجرعات، فـ NexusTill لا يفعل ذلك. يعرض الحساسية التي أخبرك بها المريض، ويذكر على الشاشة أن شيئًا لا يُفحص تلقائيًا.
• إذا كنت تدير صيدلية مستشفى تصرف للأقسام وتتعامل مع مطالبات التأمين، فأنت تحتاج إلى نظام مستشفى بدل شاشة بيع لمتجر.

كيف يبدو روتين الصلاحية الأسبوعي؟

راجع ما استُلم، واقرأ قائمة قرب الانتهاء حسب موعد الإرجاع، واحزم المرتجعات، واسحب كل ما انتهت صلاحيته، وصحّح ترتيب الرفوف. القيام بذلك كل أسبوع أفضل من فحص مثالي مرة كل ثلاثة أشهر.

1. 1تأكد أن كل شحنة خلال الأسبوع استُلمت بأرقام تشغيلاتها وتواريخ انتهائها.
2. 2افتح قائمة قرب الانتهاء وابدأ بالتشغيلات التي ما زالت في فئة الرصيد الكامل.
3. 3احزمها للموزّع، مع رقم التشغيلة على كل سطر في المرتجع.
4. 4قرّر بشأن فئة الرسوم: أرجعها مع الخصم، أو بِعها أولًا إن كانت سريعة الحركة.
5. 5اسحب كل ما انتهت صلاحيته عن الرف واشطبه، تشغيلةً بتشغيلة.
6. 6امشِ بين الرفوف وانقل العلب الأقرب انتهاءً إلى المقدمة.

لمعرفة ما يجب أن تبحث عنه الصيدلية في البرنامج عمومًا، راجع دليلنا عن برامج الصيدليات في باكستان. ولرؤية سجل التشغيلات وفئات قرب الانتهاء وتتبّع السحب على صيدلية مثل صيدليتك، ابدأ التجربة المجانية لمدة 7 أيام (بلا بطاقة، ولا يُخصم شيء عند انتهائها)، أو قارن الباقات في /pricing، أو راسلنا على support@nexustill.com لعرض توضيحي مدته 20 دقيقة.

بقلم فريق NexusTill.