نظام POS أم دفتر الآجل: هل يجب أن تنتقل؟

هل يجب أن أنتقل من دفتر الآجل (الخاتا) إلى برنامج POS؟

انتقل إلى برنامج POS عندما يعجز السجل عن الإجابة عن أسئلتك: لا تستطيع معرفة ما لك عند الناس دون جمع عمود، أو يكتب في الدفتر أكثر من شخص، أو ينفد المخزون دون إنذار، أو قد تكلّفك صفحة ضائعة مالًا حقيقيًا. وابقَ على السجل ما دام متجرك صغيرًا بما يكفي لتحفظه في ذهنك: أغلب البيع نقدي، وعدد قليل من عملاء الآجل يسددون خلال أيام، ومخزون تراه من مكانك، وشخص واحد على الكاونتر. السجل يصلح حتى حجم معين، والانتقال لا يستحق إلا بعد أن يتجاوز متجرك هذا الحجم.

أين يبقى السجل الورقي أفضل؟

من يبيعون البرامج يتجاوزون هذا الجزء، لكن للسجل مزايا حقيقية:

• لا يحتاج إلى كهرباء. في انقطاع طويل للتيار، حين يكون الهاتف قد فرغ وانتهت بطارية UPS قبل ساعة، يظل السجل يعمل. وفي باكستان لهذا وزن كبير.
• تشغيله بلا تكلفة: لا رسوم شهرية، ولا أجهزة، ولا اشتراك يُخصم منك في شهر راكد.
• لا شيء لتتعلمه. كل من يستطيع الكتابة يستطيع استخدامه، ويمكن لمساعد جديد أن يسجّل قيدًا صحيحًا في يومه الأول.
• لا يتعطل أبدًا، ولا يسجّل خروجك، ولا يطلب تحديثًا وسط الزحام.
• سريع في المبيعات الصغيرة. لبيع بقيمة Rs 50 لعميل دائم، كتابة سطر واحد أسرع من أي شاشة.
• بعض العملاء يثقون به أكثر. يرتاحون لوجود أسمائهم في دفتر أكثر من وجودها في نظام، وهذه الراحة جزء من علاقتك بهم.

إذا لم يكن في متجرك ما يخالف هذه القائمة، فقد وجدت جوابك ويمكنك التوقف عن القراءة هنا.

أين يتفوق البرنامج؟

الورق لا يحمل إلا ما وجد أحدهم وقتًا لكتابته، وبالضبط كما كتبه. ويتفوق البرنامج حيثما يصبح هذا الحد عائقًا:

• البحث. العثور على سجل عميل واحد في الدفتر يعني تقليب الصفحات. في البرنامج تكتب الاسم فيظهر خلال ثانية.
• مجاميع تبقى صحيحة. الرصيد الجاري لكل عميل يتحدّث مع كل بيع ودفعة، فلا يهم متى جُمع آخر مرة.
• تاريخ على كل شيء تلقائيًا. "قبل بضعة أشهر" تصبح تاريخًا حقيقيًا، وترى بنظرة أي الديون قديمة، وهذا ما يدفعك إلى متابعتها.
• أكثر من شخص. عندما يكتب شخصان في دفتر واحد، قد يخطئ كلاهما في المجموع. ومع دفتر مشترك واحد، يرى الابن والأب الرقم نفسه.
• لا شيء يضيع. الصفحة الممزقة أو المبللة تأخذ معها دينًا حقيقيًا. أما السجل المحفوظ احتياطيًا فلا يضيع.
• المخزون. السجل يتابع المال لا الرفوف. والبرنامج يخبرك بما يوشك على النفاد قبل أن يخبرك العميل.
• أسئلة جديدة. أي الأصناف تحقق ربحًا، وماذا بيع يوم الخميس الماضي، ومن تأخر في السداد أطول مدة: السجل لا يجيب عن هذه.

ما العلامات التي تدل على أن متجرك تجاوز السجل؟

إذا انطبقت ثلاث أو أكثر من هذه على متجرك، فسيسترد البرنامج تكلفته. وإذا لم ينطبق أي منها، فلن يستردها.

1. 1لا تستطيع أن تقول الآن كم يدين لك عملاؤك إجمالًا دون أن تجلس وتجمع عمودًا.
2. 2يكتب في الدفتر أكثر من شخص، وتختلف المجاميع أحيانًا.
3. 3شطبت دينًا لأنك لم تتذكره أو لم تستطع إثباته، أو لأن الصفحة ضاعت.
4. 4ينفد المخزون دون إنذار، وتعرف ذلك حين يطلب عميل شيئًا ليس عندك.
5. 5اضطررت إلى التخمين إن كان يوم أو أسبوع أو صنف معين قد حقق ربحًا.

من لا ينبغي له الانتقال بعد؟

بعض المتاجر ستكون أسوأ حالًا مع البرنامج:

• متجر صغير جدًا فيه عدد قليل من عملاء الآجل يسددون خلال أيام. ستدفع رسومًا شهرية لحل مشكلة ليست عندك.
• متجر كهرباؤه غير مستقرة ولا يملك UPS أو جهازًا احتياطيًا مشحونًا. حلّ مشكلة الكهرباء أولًا. البرنامج الذي يعمل دون اتصال يستمر بلا إنترنت، لكن لا شيء يعمل على جهاز فرغت بطاريته.
• متجر توشك أن تسلّمه لغيرك أو تغلقه أو تغيّره كثيرًا. لا تبدأ انتقالًا لن تكمله.
• متجر لا يستطيع فيه الشخص الذي على الكاونتر استخدام شاشة أو لا يريد، ولا يوجد غيره. البرنامج الذي لا يستخدمه أحد أسوأ من الورق، لأن السجل ينقسم بين مكانين ولا يكتمل أي منهما.

كيف تنتقل معظم المتاجر؟

لست مضطرًا إلى تغيير كل شيء في اليوم الأول، والمتاجر التي تنتقل بنجاح نادرًا ما تحاول ذلك. الطريقة المعتادة أن تبدأ بأرصدة اليوم الحقيقية بدل إدخال سنوات من التاريخ، وتشغّل الاثنين معًا لأسبوع أو أسبوعين، ثم تتوقف عن الكتابة في الدفتر حين تثق بالأرقام الجديدة.

1. 1أدخل عملاء الآجل الدائمين مع رصيدهم الحالي كمبلغ افتتاحي. هذا هو التاريخ الوحيد الذي يستحق الإدخال.
2. 2من اليوم الأول، سجّل المبيعات والدفعات الجديدة في البرنامج بدل الدفتر.
3. 3احتفظ بالسجل كنسخة احتياطية لأسبوع أو أسبوعين. لا تستخدمه دفترًا ثانيًا، فهو موجود فقط حتى تثق بالبرنامج.
4. 4بعد أسبوعين، قارن. إذا طابقت أرقام البرنامج ما تتوقعه، فضع الدفتر في الدرج. لا ترمه.
5. 5احتفظ بدفتر ورقي صغير بجانب شاشة البيع لأوقات انقطاع الكهرباء. اكتب عليه المبيعات أثناء الانقطاع، وأدخلها بعد ذلك.

إذا أردت تجربة ذلك، فجرّبه في متجرك لا في عرض تجريبي. يقدّم NexusTill تجربة مجانية لمدة 7 أيام لا تحتاج إلى بطاقة للبدء، ولا تتحول إلى باقة مدفوعة من تلقاء نفسها. وهذا وقت كافٍ لتبدأ المقارنة أعلاه بأرقامك أنت.

بقلم فريق NexusTill.